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Mercoledì, 15 agosto 2018 - Aggiornato alle 6.00

Lettere

Benefici economici e gestionali con la conservazione digitale dei documenti

Sabato, 14 aprile 2018

Gentile Redazione,
un aspetto innovativo, tralasciato ancora da molti, connesso anche alla fatturazione elettronica, è il processo di conservazione digitale a norma dei documenti a rilevanza fiscale (le cui regole tecniche sono disciplinate dal DM 17 giugno 2014).

Quanti di noi conservano ancora analogicamente i dichiarativi trasmessi telematicamente? Quanti conoscono le potenzialità offerte dalla tecnologia direttamente sfruttabili nella sfera professionale? Le risposte agli interrogativi credo possano ritenersi scontate.

Scendendo alle esemplificazioni, allo stato attuale, nel caso in cui uno studio decidesse ancora di utilizzare i sistemi “tradizionali” per la conservazione dei dichiarativi inviati, i passaggi procedurali si riassumerebbero nei seguenti tre punti:
- il professionista assume l’impegno alla predisposizione e/o alla trasmissione della dichiarazione, rilasciando al cliente l’impegno a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate i dati contenuti nella dichiarazione, contestualmente alla ricezione della stessa o all’assunzione dell’incarico per la sua predisposizione;
- quindi, il professionista predispone e trasmette la dichiarazione e, entro 30 giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica, rilascia al cliente copia della dichiarazione trasmessa, e copia della ricevuta di trasmissione;
- infine, il professionista conserva i dichiarativi, stampandoli, firmandoli e archiviandoli in apposite cartelle nominative che inevitabilmente vanno a intasare gli archivi fisici degli studi professionali.
I primi due passaggi sono commentati dall’art. 3, comma 6 del DPR 322/98, mentre l’ultimo step viene richiamato dal successivo comma 9-bis.

Nel caso, invece, in cui il professionista decidesse di utilizzare sistemi più snelli (e digitali) per adempiere agli obblighi di conservazione, potrebbe fare affidamento sia agli strumenti tecnologici esistenti, sia alla normativa di favore vigente. Ci si riferisce in particolare alla risoluzione n. 354/2008, per mezzo della quale è confermato che:
- l’intermediario può conservare, in luogo del modello cartaceo, il file relativo alla copia di ogni dichiarazione inviata, perfettamente coincidente con quella consegnata al contribuente e corrispondente nel contenuto al file trasmesso all’Amministrazione finanziaria;
- le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione (formanti il c.d. “fascicolo intermediario”) possono anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente.

La “natura” del file relativo alla copia della dichiarazione diverrebbe quella di documento informatico (la cui definizione è data dal CAD – Codice dell’amministrazione digitale), il cui obbligo di conservazione potrebbe eventualmente essere assolto nel rispetto delle modalità previste dal DM 17 giugno 2014 (apposizione della firma digitale del professionista, apposizione della marca temporale, invio al sistema di conservazione, ecc.).
In questo caso l’intermediario assolverebbe però solo la conservazione della c.d. “copia intermediario” (risolvendo “digitalmente” solo l’adempimento posto a suo carico ai sensi del predetto comma 9-bis).

Come può procedere allora il professionista per il corretto assolvimento degli obblighi di cui all’art. 3 comma 6 del DPR 322/98?
Ad avviso dello scrivente occorrerebbe separare quelli che sono gli adempimenti sostanziali (predisposizione e invio del dichiarativo, versamenti di imposta, ecc.) da quelli che invece sono da ritenersi semplici adempimenti formali, per lo più relativi a rapporti sostanzialmente privatistici tra professionista e cliente.
Ci si chiede quindi per quale ratio il contribuente debba conservare una dichiarazione riportante la sua sottoscrizione e quella dell’intermediario incaricato.

In un’ottica di semplificazione si potrebbe fare leva su alcune disposizioni normative:
- l’art. 6, comma 4 della L. 212/2000, secondo cui non possono chiedersi documenti e informazioni già in possesso dell’Amministrazione finanziaria;
- l’art. 10, comma 3 della stessa L. 212/2000, secondo cui le sanzioni non sono irrogate quando la violazione si traduce in una mera violazione formale;
- l’art. 6, comma 5-bis del DLgs. 472/1997, secondo cui non sono punibili le violazioni che non arrecano pregiudizio all’esercizio delle azioni di controllo e non incidono sulla determinazione della base imponibile, dell’imposta e sul versamento del tributo.

Infine, resta pur sempre operativa la norma di cui all’art. 1 comma 3 del DPR 322/98, secondo la quale la nullità della dichiarazione fiscale, derivante dalla mancata sottoscrizione a cura del contribuente, è sanata se lo stesso provvede alla sottoscrizione entro 30 giorni dal ricevimento dell’invito da parte del competente ufficio dell’Agenzia delle Entrate.
Forzando la mano, si potrebbe arrivare a dire che già oggi è possibile una digitalizzazione completa del processo.


Filippo Bisso
Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Alessandria

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