Una delle sfide per gli studi professionali e le imprese è essere in grado di elaborare in modo efficiente le fatture e mantenere un flusso di cassa costante. La contabilità fornitori (AP) è un attore fondamentale nell’affrontare la sfida poiché AP è responsabile della gestione delle fatture e dei pagamenti dei fornitori.

Se il processo di procure to pay non viene gestito in modo efficace, ciò comporterà una significativa frustrazione per i fornitori, le parti interessate aziendali e i team finanziari. L’automazione può aiutare le aziende ad affrontare un’ampia varietà di punti deboli: ad esempio, gli errori nei dati sono inevitabili quando si pagano fatture o si creano ordini di acquisto che richiedono l’inserimento manuale dei dati, la stampa o la scansione di fatture cartacee e la firma di assegni cartacei. Inoltre, trovare errori e correggerli richiede molto tempo.

Se un’organizzazione fa affidamento sul controllo manuale della qualità, è possibile che alcuni di questi errori sfuggano di mano.

Un sondaggio di Proactis, società che opera nel campo delle soluzioni di Spend Control and eProcurement, mostra che il 62% delle medie imprese europee deve affrontare dati imprecisi nei sistemi di contabilità fornitori e di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Molte di queste aziende stanno pianificando di migliorare la precisione dei dati e ridurre i tempi di ciclo del 30% tramite progetti di automazione.

L’automazione intelligente, con bot software che leggono e immettono i valori delle fatture, può ridurre i problemi di immissione dei dati causati da errori umani. Con la fusione tra Robotic Process Automation (RPA) e Artificial Intelligence (AI), i robot scansioneranno, digitalizzeranno e convalideranno i dati chiave degli ordini di acquisto per creare fatture. RPA aiuterà i professionisti, automatizzando le fatture ed evitando sanzioni finanziarie per pagamenti in ritardo e incompleti. RPA migliora il tempo di ciclo dell’elaborazione delle fatture e fattura i clienti più rapidamente al fine di massimizzare i ricavi garantendo l’accuratezza di ogni fattura inviata. Potrai trovare un approfondimento ed esempi di come utilizzare l’intelligenza artificiale nel nostro nuovo corso per commercialisti e imprese (www.eutekne.it/CorsoAI).

L’automazione intelligente accelera, infatti, l’elaborazione delle fatture e i pagamenti, gestisce diversi formati di fatture in entrata e le elabora in modo coerente. I team AP troveranno più veloce estrarre con precisione le informazioni dalle fatture dei fornitori e recuperare i documenti, in pochi clic. Una soluzione di automazione intelligente può estrarre i dati da una fattura, inserire i dati in un sistema ERP, abbinare la fattura all’ordine di acquisto e all’entrata merci, approvare ed elaborare il pagamento.

Non solo, l’automazione intelligente implementa in modo significativo il ciclo di approvazione, creando flussi di lavoro di approvazione. Il sistema invierà automaticamente le richieste di acquisto per l’approvazione da parte del supervisore AP, portando al minimo il tempo necessario per ottenere le approvazioni e per completare i pagamenti del fornitore.

L’automazione intelligente garantisce inoltre che i record vengano conservati digitalmente anziché manualmente, riducendo le necessità di spazio di archiviazione, e rafforza la prevenzione delle frodi consentendo l’impostazione di controlli personalizzati e la notifica di qualsiasi attività di fatturazione sospetta.

Altra sfida vinta dall’intelligenza artificiale è sulla riconciliazione bancaria.

La maggior parte delle organizzazioni finanziarie, indipendentemente dalle dimensioni e dall’ubicazione, dedicano la maggior parte del loro tempo al controllo e all’abbinamento manuale delle transazioni e alla registrazione dei giornali per completare le riconciliazioni bancarie richieste. Sebbene le dimensioni dell’organizzazione non abbiano un ruolo, diverse organizzazioni di medie dimensioni riscontrano problemi nelle riconciliazioni bancarie. Ciò è principalmente dovuto alla moltitudine di tipi di account, istituzioni, tipi di pagamento, fusi orari e complessità di pagamento che affrontano, che rendono la riconciliazione un compito arduo. Lo stesso vale anche per le fatture. La quantità di ordini di acquisto ricevuti e la quantità di voci in ogni ordine di acquisto che dovrebbe essere riconciliata provoca una grande quantità di errori umani.

L’automazione della riconciliazione è fondamentale per trovare informazioni sul denaro speso e sul denaro ricevuto per bilanciare i dati finali. L’RPA è un vero toccasana per l’automazione di questo processo abbinando i dettagli di pagamento con i documenti bancari. Se i dettagli corrispondono, i conti vengono riconciliati. In caso di discrepanze nei dati, RPA restituisce i record per un’ulteriore convalida.

Se vuoi saperne di più e capire come applicare questa nuova possibilità alla tua pratica o impresa, puoi seguire il nostro corso in Intelligenza Artificiale per commercialisti e imprese (www.eutekne.it/CorsoAI).