Con l’interpello n. 2/2026, il Ministero del Lavoro ha fornito risposta a due quesiti riguardanti la digitalizzazione degli obblighi di consegna e di acquisizione della documentazione connessa all’instaurazione del rapporto di lavoro.

La richiesta di interpello è stata formulata dal Consiglio nazionale dell’Ordine dei consulenti del lavoro, che ha in primo luogo chiesto se sia possibile adempiere agli obblighi di consegna al lavoratore di documenti che non richiedano, da parte sua, un’attività compilativa o dichiarativa mettendoli a disposizione in un’area riservata di una piattaforma informatica alla quale possa accedere solo il lavoratore interessato.

Nel richiamare le argomentazioni già fornite sulla trasmissione del prospetto paga con gli interpelli nn. 1/2008 e 13/2012, il Ministero ha precisato che la predetta documentazione può essere messa a disposizione in un’area riservata di una piattaforma aziendale accessibile esclusivamente al lavoratore interessato, fermo restando che l’eventuale indisponibilità temporanea di tale piattaforma non può esonerare il datore di lavoro dal rispetto dei termini previsti per i singoli adempimenti.

Il Ministero ha, però, chiarito che deve trattarsi di una messa a disposizione tracciata, rilevando che, in assenza di disposizioni che impongano specifiche modalità di consegna, gli obblighi documentali possono essere assolti mediante il predetto sistema, purché siano garantiti: l’identificazione dell’utente e la sicurezza del processo di accesso; l’accessibilità e la disponibilità della documentazione da parte del lavoratore (quindi, la possibilità per il dipendente di prendere visione, conservare e riprodurre i documenti); l’integrità dei documenti; la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione da parte del lavoratore (qualora vengano messi a disposizione più documenti, il sistema deve registrare in modo distinto, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e la relativa presa visione, se richiesta).

Al Ministero è, poi, stato chiesto se la compilazione e la sottoscrizione della documentazione contenente, in questo caso, dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore possano essere effettuate mediante applicativi digitali o strumenti informatici equivalenti.
Sul punto, nell’interpello si evidenzia che il momento dell’identificazione elettronica del lavoratore mediante SPID o CIE (espressamente richiamati dall’art. 64 comma 2-quinquies del Codice dell’amministrazione digitale di cui al DLgs. 82/2005 – CAD, con esclusione quindi della CNS) va tenuto distinto dal momento della formazione e sottoscrizione del documento informatico, in quanto la mera identificazione non è sufficiente.

Infatti, ai fini della validità ed efficacia del documento informatico, occorre rispettare il disposto di cui all’art. 20 comma 1-bis del DLgs. 82/2005, secondo il quale il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta ed è idoneo a produrre gli effetti previsti dall’art. 2702 c.c. solo se dotato di firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata. In alternativa, deve essere formato, sempre previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo idoneo a garantire la sicurezza, l’integrità e l’immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.
Restano, comunque, fermi gli eventuali requisiti di forma e i termini prescritti dalla disciplina propria di ciascun documento, la cui verifica compete al datore di lavoro, nel rispetto del CAD, del Regolamento eIDAS e delle pertinenti Linee guida AgID.

Si specifica, infine, che per tutte le tipologie di documenti oggetto dell’interpello in esame, quindi sia per quelli a contenuto informativo sia per quelli che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore, il datore di lavoro dovrà essere in grado di dimostrare l’effettivo assolvimento degli adempimenti e la corretta formazione dei documenti stessi.
A tal fine, sarà necessario conservare le evidenze informatiche idonee a dimostrare l’avvenuta messa a disposizione della documentazione e, nei casi in cui sia richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità di tale dichiarazione al soggetto dichiarante con le modalità richiamate dal Ministero.