Il dipendente che si ammala durante un soggiorno all’estero conserva il diritto all’indennità di malattia nella misura prevista dalla normativa italiana, ma solo se presenta una certificazione, destinata all’INPS, con i dati essenziali (prognosi, diagnosi di incapacità al lavoro, indirizzo di reperibilità, data, timbro e firma del medico), rilasciata nel rispetto della legge del Paese in cui si trova. Si ricorda che anche all’estero valgono le fasce di reperibilità e l’indirizzo va comunicato in anticipo all’INPS, che può disporre la visita di controllo nel Paese in cui il lavoratore soggiorna.

Le regole cambiano a seconda del Paese in cui insorge la malattia.
Se la malattia insorge in un Paese dell’Unione europea, si applicano i Regolamenti Ce nn. 883/2004 e 987/2009.
In concreto, il lavoratore si rivolge al medico locale il primo giorno e trasmette il certificato alla sede INPS competente entro due giorni dal rilascio e, nello stesso termine, invia al datore di lavoro l’attestato privo della diagnosi (art. 2 del DL 663/79). Il lavoratore può comunque provare un giustificato motivo del ritardo (Corte Cost. 1143/88). L’invio può essere anticipato via PEC o e-mail ordinaria, fermo l’obbligo di presentare l’originale e, nell’occasione, non serve la traduzione, che è a carico dell’INPS. Se il medico del luogo non può rilasciare il certificato, il lavoratore si rivolge all’istituzione locale, che lo fa visitare e trasmette la certificazione all’INPS.

Per i Paesi extra Ue legati all’Italia da accordi o convenzioni di sicurezza sociale estesi alla malattia (ad esempio Argentina, Brasile, Serbia, Tunisia, Uruguay), il certificato è esente da legalizzazione solo se l’accordo lo prevede espressamente.
Va quindi consultato l’elenco aggiornato della guida INPS, perché quello della circ. INPS n. 95-bis del 6 settembre 2006 comprende Paesi entrati successivamente nell’Unione Europea.

Negli altri Paesi l’indennità è erogata solo dopo la presentazione all’INPS del certificato originale legalizzato dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana, anche tramite il medico fiduciario del consolato. Per i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata con L. 1253/66 (tra cui Stati Uniti, Cina, Marocco e Ucraina), la legalizzazione è sostituita dall’Apostille, il timbro che attesta la qualità del firmatario e l’autenticità della firma e del sigillo. Se al rientro il certificato non è ancora regolare, può essere sanato entro il termine di prescrizione di un anno; la sola traduzione, anche con firma autenticata del traduttore, non equivale a legalizzazione.

È diffusa la convinzione che il certificato non legalizzato faccia perdere soltanto l’indennità, lasciando comunque giustificata l’assenza.
Con la sentenza n. 24697/2022, la Cassazione ha invece affermato che il vizio non cambia a seconda del destinatario: senza Apostille o legalizzazione il certificato è privo di valore giuridico in Italia anche nei confronti del datore, nonostante la traduzione, e non è idoneo a giustificare l’assenza. La prova della giustificazione grava sul lavoratore e il datore non è tenuto ad accertare l’effettiva esistenza della malattia. Nel caso esaminato, relativo a una lavoratrice rimasta in Marocco per oltre un mese, la Corte ha cassato con rinvio la sentenza d’appello che aveva annullato il licenziamento, demandando al giudice di merito anche la valutazione dell’elemento soggettivo, dal momento che il Marocco aveva aderito alla Convenzione pochi giorni prima della malattia.

Sul piano operativo conviene informare preventivamente i dipendenti che si recano in Paesi extra Ue delle formalità richieste e, alla ricezione di un certificato estero, verificarne subito provenienza e regolarità, prima di decidere se contestare l’assenza. La contestazione segue la procedura dell’art. 7 della L. 300/70, nel cui ambito il lavoratore può ancora produrre un certificato regolare, dal momento che la prova della giustificazione può essere fornita anche dopo la malattia. Chi è già in malattia e intende trasferirsi all’estero deve avvisare l’INPS, che per i Paesi extra Ue rilascia un’apposita autorizzazione.

In attesa del certificato regolare appare prudente non anticipare l’indennità in busta paga: se l’INPS non la riconosce, le somme conguagliate sono indebite e il datore deve recuperarle dal lavoratore e restituirle all’INPS (art. 1 comma 3 del DL 663/79). Dalla competenza di marzo 2026 (cfr. messaggio INPS n. 3743/2025), il conguaglio in UniEmens dell’indennità anticipata richiede il Protocollo univoco del certificato (PUC) telematico o, per quello cartaceo, la data di inizio malattia o il protocollo attribuito dalla sede INPS (messaggio INPS n. 3029/2025). Se l’INPS nega o riduce la prestazione, il datore che l’ha anticipata rettifica con flussi di regolarizzazione, senza sanzioni civili se rispetta il termine indicato nella comunicazione.