Pubblichiamo l’intervento di Robert Braga, dottore commercialista e Presidente dell’Associazione PROdigitale.

Gli strumenti digitali messi a disposizione dello studio professionale dall’evoluzione tecnologica e dallo sviluppo dei sistemi gestionali di questi ultimi decenni hanno fatto sì che i professionisti potessero meglio affrontare l’operatività quotidiana.

Da qualche anno a questa parte, però – e soprattutto grazie all’avvio, dal 31 marzo 2015, dell’obbligo a tutti i fornitori della P.A. di emettere e trasmettere solo fatture elettroniche in un unico formato standard xml – si sono iniziate ad affrontare anche negli studi professionali quelle difficoltà organizzativo/operative proprie di un processo gestionale digitale. Come già richiamato su Eutekne.info (si veda “Con la fatturazione elettronica nel B2B vantaggi gestionali per gli studi” del 29 giugno 2016), quando si deve trattare un documento nativo digitale non è possibile rimanere ancorati a procedure operative correttamente pensate ed attuate per gestire flussi documentali cartacei.

Con l’utilizzo dei file xml, non solo i dati sono a disposizione dei gestionali di studio in modo strutturato, ma sono elaborabili immediatamente senza alcun bisogno di dover essere preventivamente estrapolati con programmi di riconoscimento da una scansione da foglio cartaceo (OCR). Già oggi è tecnicamente possibile importare automaticamente in contabilità fatture attive, fatture passive, prima nota finanziaria e l’efficienza indotta è evidente: eliminato il data entry iniziale, perché ridotti a zero i tempi e gli errori di digitazione, si passa direttamente alla fase di spunta/riscontro e corretta imputazione della contropartita contabile e/o assoggettamento IVA, ecc.

Descritta così sinteticamente la fase di input dei dati, non si può certo tralasciare quella “in uscita” della documentazione prodotta dallo studio: oggi, quasi tutte le informazioni gestite in uno studio sono in formato digitale e, purtroppo, vengono poi trasposte su supporto cartaceo. Ne sono un esempio le dichiarazioni fiscali inviate telematicamente all’Agenzia delle Entrate, le pratiche inviate al Registro Imprese, i libri e registri contabili.
Per produrre questa documentazione tutti i programmi software creano preventivamente dei file .pdf (il c.d. spool di stampa) che l’operatore provvede poi a stampare trasformando quindi in cartaceo qualcosa che potrebbe e dovrebbe rimanere digitale.

Ma allora come fare per non essere sopraffatti dalla carta che inesorabilmente è destinata altrimenti ad aumentare? Come ribadito in premessa, gli strumenti informatici già ci sono, spetta solo a noi individuare quelli che meglio si avvicinano alle nostre esigenze.
Ad esempio, attuare una soluzione di firma grafometrica per le dichiarazioni dei redditi (ovvero l’apposizione del proprio tratto di firma su un dispositivo/tablet) significa eliminare molta carta che attualmente invade le scrivanie di studio: i tempi morti per attese di stampa, fascicolazione, archiviazione saranno un ricordo. In questo caso lo studio dovrà solo preoccuparsi che tutti i clienti si presentino (o si raggiungono con un tablet) per apporre la firma sulla dichiarazione “digitale” entro i termini previsti e indicati nelle istruzioni ministeriali: 30 giorni dal termine ultimo previsto per l’invio telematico (ad esempio 30 ottobre per le dichiarazioni dei redditi con esercizio coincidente con l’anno solare). Nulla di nuovo quindi, visto che tale formalità è comunque da adottare per le dichiarazioni cartacee.

In altre parole, si tratta di voler (ri)organizzare lo studio per passare al digitale: gli strumenti ci sono, occorre però non rimanere “schiavi” di reticenze e prese di posizione a partire dalla classica affermazione: “... è sempre stato fatto così, non capisco perché ora dobbiamo cambiare...”.

Alcuni aspetti da considerare di aiuto nel passaggio dall’operatività analogica (cartacea) a quella digitale possono essere qui di seguito riassunti:
- formazione: partecipazione dello studio a corsi formativi nelle varie tematiche del digitale, dall’utilizzo dei fogli di calcolo alla normativa sulla fatturazione elettronica, firme digitali, privacy, sicurezza informatica, etc;
- condivisione: coinvolgimento di tutti i collaboratori di studio con un programma di riunioni periodiche (mensili) al fine di definire gli obiettivi, prevedere step operativi, raccogliere riscontri e proposte di miglioramento;
- uniformità: prevedere delle procedure scritte (poche e chiare) dove elencare le modalità di formazione e salvataggio dei file. Solo una corretta architettura/organizzazione di salvataggio permette poi un’agevole ricerca e un immediato reperimento dell’informazione elettronica;
- strumenti: programmi software che consentono di apporre la firma grafometrica e/o digitale sono probabilmente già presenti all’interno degli studi: occorre solo sfruttarli di più e al meglio. Oppure proporre ai clienti l’utilizzo di un gestionale per l’emissione delle fatture elettroniche per trovarle già registrate in contabilità è qualcosa già di praticabile oggi: basterebbe richiederlo alla propria software house di fiducia.

Condizione fondamentale è cercare di replicare l’esperienza analogica nel passaggio al digitale; le best practice prevedono l’installazione del doppio schermo (affiancato a quello già esistente e in posizione verticale), che andrà a sostituire i vecchi fogli di carta visualizzandoli nella loro completezza, senza bisogno di utilizzare le frecce per leggerli dall’alto verso il basso (si veda la Guida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali della Small and Medium Practices Committee dell’International Federation of Accountants).
E allora perché non parte la spinta, proprio dagli studi professionali, a una maggiore informatizzazione? I benefici celati dietro tali tecnologie, e ben spiegati dagli Osservatori “Fatturazione elettronica e Dematerializzazione” e “Professionisti & Innovazione digitale” del Politecnico di Milano, saranno percepiti anche dai clienti che, fin da subito, verranno sollecitati proprio dai collaboratori di studio a “consegnare” solo documentazione digitale.

Per innescare il cambiamento sarà anche necessario un “rispetto” reciproco delle parti coinvolte; se indubbio è quello dei professionisti verso i propri clienti già chiamati a svolgere un ruolo di tutela dell’interesse pubblico per il solo fatto di appartenere all’Ordine professionale dall’altra parte occorrerà “istruire” il cliente nel rispetto delle regole del gioco e delle scadenze.
Soluzioni miste analogico/digitale rischiano solo di ritardarne l’avvio: come in un noto libro divenuto anche trilogia cinematografica, la “terra di mezzo” non può che essere motivo di problemi e complicanze.