Nella giornata di ieri il Consiglio nazionale dei commercialisti ha diffuso le “Indicazioni per la gestione informatica del libretto digitale del tirocinio”. Il documento, predisposto dal gruppo di lavoro “Libretto digitale del tirocinio”, fornisce le istruzioni tecniche per la realizzazione e la gestione informatica del libretto secondo le prescrizioni del Codice dell’amministrazione digitale e nel rispetto della normativa in tema di tirocinio, con l’obiettivo di garantire un approccio uniforme anche da parte degli Ordini territoriali.

Ai sensi dell’art. 40 del CAD, le pubbliche amministrazioni “formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici”. A tal fine, l’Ordine territoriale deve prevedere l’uso della firma digitale da parte dei soggetti chiamati in causa (il tirocinante, il dominus e il Presidente), fornendo ai tirocinanti un dispositivo di firma digitale e un indirizzo PEC senza oneri a loro carico, anche attraverso convenzioni con fornitori nazionali.

Contestualmente alla domanda di iscrizione al registro del tirocinio, il praticante dovrà richiedere anche il rilascio di firma digitale e PEC. La domanda di iscrizione nel registro potrà essere presentata in modalità cartacea oppure compilando un Form Web disponibile sul sito dell’Ordine.

Una volta deliberata l’iscrizione del tirocinante, la richiesta, se inserita via Web Form, sarà tramutata in anagrafica nel gestionale, altrimenti, se presentata in forma cartacea, andranno inseriti i dati nell’anagrafica. Il libretto del tirocinio in formato XML verrà generato in automatico e protocollato dal gestionale, in modo che le informazioni delle attività vadano ad alimentare il gestionale in forma automatica, e firmato digitalmente dal Presidente.

Secondo il CNDCEC, la preventiva vidimazione e numerazione del libretto non appare necessaria nel caso di libretto digitale, in quanto è la stessa modalità “digitale” a garantire la provenienza e l’immodificabilità del documento.

Alla scadenza del semestre, il tirocinante compilerà il file XML mediante l’ausilio di una pagina web del sito istituzionale dell’Ordine e, successivamente, lo firmerà digitalmente. Il dominus, dopo aver controllato il contenuto del libretto tramite la stessa pagina web, apporrà la propria firma digitale. Fatto ciò, il file contenente l’attività del semestre dovrà essere inviato via PEC alla segreteria dell’Ordine. Il gestionale procederà a elaborare il contenuto della PEC, protocollarla e inserirla in un archivio temporaneo in attesa di verifica.

A questo punto, l’Ordine procederà alla verifica del contenuto del libretto del tirocinio. Il lavoro potrà essere svolto anche “da remoto” attraverso l’accesso, tramite apposite credenziali, a un’area riservata del sito istituzionale. In caso di esito positivo del controllo, il libretto viene firmato digitalmente dal Presidente, i dati aggiornati automaticamente dal gestionale sull’anagrafica e il libretto salvato nell’archivio del tirocinante. Tale operazione dovrà essere ripetuta per tutti i semestri fino al termine del tirocinio.

Nel documento predisposto dal CNDCEC, viene sottolineato anche che il documento informatico è soggetto agli oneri di conservazione di cui all’art. 44 del CAD e che ogni Ordine dovrà attenersi alle misure di sicurezza standard, come indicate nelle linee guida dell’AGID.

Infine, si ricorda che il libretto digitale del tirocinio ha l’efficacia della scrittura privata e fa piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni in esso contenute. In altre parole, il documento elettronico “costituisce informazione primaria e originaria”, anche in caso di trasferimento del tirocinante presso altro Ordine.