Possibile la gestione completamente digitale delle note spese dei dipendenti
Giovedì, 21 ottobre 2021
Con la risposta a interpello n. 740, pubblicata ieri, l’Agenzia delle Entrate ha riconosciuto la validità della procedura informatica elaborata da una società per consentire la creazione, il controllo, la contabilizzazione e la conservazione in formato totalmente digitalizzato delle note spese prodotte dai dipendenti trasfertisti.
Riprendendo i chiarimenti già resi con le precedenti risposte a interpello nn. 403 e 417 del 2019, viene precisato che le procedure adottate al predetto scopo devono garantire i requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati, nel rispetto dell’art. 2 del DM 17 giugno 2014, del DLgs. 82/2005 (CAD) e dei relativi decreti attuativi.
Tali caratteristiche risultano soddisfatte nella fattispecie specifica:
- sia nel caso in cui la nota spese venga generata direttamente dal trasfertista mediante accesso alla rete aziendale con “nome-utente” e “password” o, se la connessione è già avvenuta, tramite il sistema SSO – single sign-on (“autenticazione o identificazione unica”);
- sia quando il documento sia generato da un delegato che agisce su procura, in nome e per conto del delegante, in base agli artt. 1387 e ss. c.c., di cui resta traccia nel sistema informatico.
La normativa richiamata non richiede l’apposizione della firma digitale, di altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata sulle note spese ai fini della corretta formazione del documento informatico o ai fini della sua rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l’efficacia e la validità probatoria di scrittura privata prevista dall’art. 2702 c.c. (art. 20 comma 1-bis del CAD).
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