Il 31 gennaio 2026 scade il termine per la trasmissione del prospetto informativo disabili, con il quale i datori di lavoro comunicano la propria situazione occupazionale al 31 dicembre 2025, ai fini dell’adempimento degli obblighi di assunzione di personale con disabilità di cui alla L. 12 marzo 1999 n. 68.

Occorre in primo luogo ricordare che l’adempimento in esame riguarda i soli datori di lavoro aventi, a livello nazionale, almeno 15 dipendenti computabili ai fini della quota di riserva di cui all’art. 3 della L. 68/99: per tali soggetti, l’obbligo scatta nell’ipotesi in cui entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di presentazione del prospetto si siano verificati cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo di assunzione o da incidere sul computo della quota di riserva. Va peraltro precisato come con “cambiamenti nella situazione occupazionale” si intendano quelle variazioni tali da generare un incremento o un decremento del personale nella base occupazionale, sino a determinare una modificazione dell’obbligo di assunzione o che, comunque, incidano sul computo delle quote di riserva in seguito a variazioni del personale “protetto” assunto dal datore di lavoro. Ne consegue che l’obbligo di invio del prospetto non scatta laddove le eventuali modifiche nell’organico non incidano sul computo delle quote di riserva (cfr. circ. Min. Lavoro 22 gennaio 2010 n. 2).

In merito, occorre altresì rammentare che la quota di riserva prevede l’occupazione di: un lavoratore con disabilità, se l’azienda occupa da 15 a 35 dipendenti; due lavoratori con disabilità, se l’azienda occupa da 36 a 50 dipendenti; nel caso in cui l’azienda occupi più di 50 dipendenti, la quota di riserva corrisponde al 7% dei lavoratori occupati.

Secondo quanto previsto dall’art. 4 della L. 68/99, il numero di lavoratori con disabilità si determina in funzione del personale complessivamente occupato a livello nazionale, conteggiando tutti i prestatori di lavoro con contratto di lavoro subordinato ed escludendo determinate categorie di lavoratori, quali, ad esempio, gli stessi soggetti con disabilità, il personale a tempo determinato avente un rapporto di durata inferiore a 6 mesi, gli apprendisti, i soci di cooperative di produzione e lavoro, i dirigenti o i lavoratori occupati con contratto di somministrazione presso l’utilizzatore.

Volgendo l’attenzione all’invio del prospetto informativo, è bene sottolineare che l’adempimento deve essere assolto, direttamente o a mezzo di intermediario abilitato, esclusivamente in via telematica, fruendo dei servizi informatici messi a disposizione dagli enti competenti.

Inoltre, ai sensi dell’art. 9 comma 6 della L. 68/99, all’interno del documento va indicato: il numero complessivo di lavoratori dipendenti; il numero e i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva; i posti di lavoro e le mansioni disponibili per i lavoratori con disabilità (art. 1 della L. 68/99).

È possibile essere esonerati dal rispetto degli obblighi di assunzione di personale con disabilità, mediante l’esonero parziale autorizzato e l’esonero parziale autocertificato, ai sensi dell’art. 5 commi 3 e 3-bis della L. 68/99. Invece, in forza di quanto previsto dall’art. 15 comma 1 della L. 68/99, il mancato o ritardato invio, entro il termine annuale del 31 gennaio, del prospetto informativo è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria di 702,43 euro, maggiorata di 34,02 euro per ogni giorno di ritardo (DM 30 settembre 2021 n. 194).

Da ultimo, si ricorda che la materia delle assunzioni obbligatorie e, in particolare, delle convenzioni finalizzate all’inserimento lavorativo di personale con disabilità, è stata recentemente oggetto di intervento da parte del legislatore che, con il DL 159/2025, ha modificato la disciplina delle convenzioni quadro a livello territoriale ex art. 14 del DLgs. 276/2003 e delle convenzioni di inserimento lavorativo di cui all’art. 12-bis della L. 68/99.

Tra gli interventi di maggior rilievo va segnalato, da un lato, l’ampliamento del novero dei soggetti che possono stipulare dette convenzioni, ricomprendendo anche le società benefit ex art. 1 comma 376 della L. 208/2015 e gli enti del Terzo settore non commerciali di cui all’art. 79 comma 5 del DLgs. 117/2017. Dall’altro, con riferimento alle sole convenzioni di inserimento lavorativo, è stato disposto l’incremento della quota di riserva che può essere coperta mediante il ricorso a questa tipologia di convenzioni, dal 10% al 60% (si veda “Ampliate le possibilità di ricorso alle convenzioni di inserimento lavorativo” del 5 gennaio 2026).