La pianificazione della chiusura feriale degli studi professionali di consulenza del lavoro nel mese di agosto richiede un approccio metodico e anticipato per garantire la continuità degli adempimenti inderogabili e la tutela della clientela rispetto a eventi imprevedibili, come le assunzioni d’urgenza o gli infortuni sul lavoro. Sebbene il legislatore preveda alcuni meccanismi di tregua estiva, la gestione della consulenza del lavoro non ammette una discontinuità operativa priva di presidio, imponendo la definizione di procedure chiare che i datori di lavoro possano attivare in autonomia in caso di necessità.

Sotto il profilo dei versamenti ordinari di imposte, contributi INPS e premi INAIL in scadenza dal 1° al 20 agosto, l’art. 3-quater del DL 16/2012 dispone un differimento strutturale automatico al 20 agosto di ciascun anno, senza alcuna maggiorazione a titolo di sanzioni o interessi.
Parallelamente, l’art. 7-quater comma 16 del DL 193/2016 prevede, pur con alcune eccezioni collegate ad attività ispettive o rimborsi, la sospensione dei termini per la trasmissione di documenti e informazioni richiesti dall’Agenzia delle Entrate e dagli altri enti impositori nel periodo compreso tra il 1° agosto e il 4 settembre.

Per quanto riguarda i flussi di comunicazione da parte degli enti, l’Agenzia delle Entrate osserva una sospensione strutturale dall’invio delle comunicazioni di irregolarità e degli inviti all’adempimento spontaneo dal 1° al 31 agosto, fatte salve le ipotesi di indifferibilità e urgenza.

Al contrario, per l’INPS la sospensione estiva non deriva da una norma di legge strutturale, ma da una prassi concordata istituzionalmente che prevede il blocco temporaneo dell’elaborazione e della trasmissione centralizzata delle note di rettifica, delle diffide di adempimento, delle comunicazioni di debito e degli inviti alla regolarizzazione per anomalie da vigilanze e flussi, con l’esclusione delle sole scadenze imminenti dei termini di prescrizione (per il 2026, si veda il messaggio INPS n. 2371/2026).

Se le scadenze ordinarie possono essere pianificate e anticipate attraverso la raccolta tempestiva delle presenze, l’elaborazione dei cedolini e la gestione preventiva delle comunicazioni obbligatorie o delle variazioni contrattuali già programmate, le criticità maggiori durante la chiusura dello studio rimangono legate alle assunzioni urgenti e impreviste.

In caso di esigenze produttive improvvise, o per la sostituzione immediata di personale assente, l’ordinario modello UNILAV può essere validamente sostituito dal modello Unificato Urg (UNIURG), da trasmettere entro il giorno antecedente l’inizio della prestazione lavorativa.

Sul punto, è stato chiarito che la chiusura feriale dello studio del professionista costituisce un impedimento oggettivo legittimo per il ricorso a tale procedura semplificata; di conseguenza, l’invio del modello UNIURG esclude l’applicazione della maxisanzione per lavoro nero, a condizione che l’adempimento ordinario tramite UNILAV venga perfezionato alla riapertura dello studio (cfr. nota INL n. 1156/2024). Il datore di lavoro deve effettuare la comunicazione collegandosi al portale dedicato del Ministero del Lavoro tramite credenziali SPID o CIE, valorizzando i dati essenziali del rapporto e indicando esplicitamente la chiusura dello studio quale motivo dell’urgenza.

A fronte di un evento critico e imprevedibile come l’infortunio sul lavoro, la temporanea chiusura dello studio non sospende i termini di legge, lasciando in capo al datore di lavoro la responsabilità del rispetto delle scadenze ordinarie. Qualora l’evento determini un’inabilità temporanea assoluta superiore a 3 giorni, la denuncia deve essere inoltrata all’INAIL entro 2 giorni dalla ricezione del relativo certificato medico; nell’ipotesi di infortunio mortale o con pericolo di vita, è prescritta una comunicazione provvisoria entro 24 ore dall’evento con qualsiasi mezzo idoneo a comprovarne la data, fermo restando l’obbligo di denuncia ordinaria ex art. 53 del DPR 1124/65.

L’adempimento va eseguito in via telematica sul sito dell’Istituto assicuratore, qualora l’azienda disponga delle relative credenziali di accesso; in caso di assenza delle chiavi telematiche o di malfunzionamento del portale on line, l’INAIL consente, in via eccezionale e residuale, l’invio della denuncia tramite posta elettronica certificata alla sede competente, utilizzando il “Modello 4 bis R.A.”.

Indipendentemente dalla modalità di trasmissione adottata, il datore di lavoro può effettuare all’INAIL una segnalazione anche parziale, limitandosi a inserire i dati essenziali sull’identità dell’infortunato e sulla dinamica del sinistro e omettendo le informazioni retributive o di difficile reperimento, che saranno poi integrate e regolarizzate dal consulente del lavoro al rientro dalla pausa estiva.