L’indennità di trasferta è un compenso erogato al lavoratore per le prestazioni lavorative svolte fuori dalla sede di lavoro, che può avere natura sia risarcitoria che retributiva.

Dal punto di vista fiscale e previdenziale, l’indennità in questione è assoggettata a un regime di forfetizzazione per le trasferte fuori dal Comune, con specifici limiti giornalieri di esenzione per le indennità forfetarie, che si riducono in caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio. Pertanto le somme eccedenti tali limiti concorrono alla formazione del reddito imponibile. I rimborsi analitici delle spese di viaggio e trasporto, se documentati, non concorrono alla formazione del reddito.

In sintesi, per le trasferte effettuate al di fuori del Comune, ma entro i confini nazionali, l’indennità concorre alla formazione del reddito imponibile per la parte eccedente 46,48 euro giornalieri, mentre per le trasferte in territorio estero il limite è elevato a 77,47 euro.
In caso di rimborso analitico delle spese di vitto o di alloggio oppure di fornitura gratuita di uno dei due, i limiti di cui sopra sono ridotti di un terzo (rispettivamente 30,99 e 51,65 euro).
Invece, se il rimborso riguarda sia le spese di alloggio che di vitto, ovvero alloggio e vitto sono forniti gratuitamente, i suddetti limiti sono ridotti di due terzi (rispettivamente 15,49 e 25,82 euro).

Ai sensi dell’art. 51 comma 5 ultimo periodo del TUIR, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti sono eseguiti con mezzi tracciabili, ossia con versamento bancario o postale ovvero altri sistemi di pagamento di cui all’art. 23 del DLgs. 241/97.
Gli obblighi di tracciabilità non riguardano le spese per le trasferte all’estero.

Ciò premesso, si evidenzia come le trasferte c.d. “simulate” siano spesso finalizzate a un incremento del netto in busta paga, utilizzando strumentalmente la qualificazione di “rimborso spese” allo scopo di contenere il carico fiscale e contributivo.

Nel corso del tempo, la giurisprudenza (cfr. C.G.T. II Lazio 5 maggio 2025 n. 2838/6/25) ha identificato diversi elementi sintomatici della natura fittizia dell’operazione, quali ad esempio la periodicità delle trasferte e la sistematicità delle erogazioni, nonché la loro sproporzione rispetto ai redditi dichiarati in evidente contrasto con la natura accessoria e meramente restitutoria che dovrebbe caratterizzare il rimborso spese.
Inoltre, non si reputa sufficiente la mera produzione di documentazione formalmente corretta, ma occorre la sussistenza di un interesse imprenditoriale alla trasferta e l’effettivo svolgimento dell’attività lavorativa presso la sede di destinazione.

Sul punto, la stessa giurisprudenza di Cassazione, con la sentenza delle Sezioni Unite n. 10378/2019, ha posto in primo piano l’applicazione del criterio della effettività, inteso come necessaria sussistenza di una trasferta reale e concretamente funzionale alle specifiche esigenze dell’attività lavorativa svolta, a prescindere dagli aspetti meramente formali.

Sul versante previdenziale va detto che il ricorso sistematico a trasferte lavorative simulate genera pesanti ripercussioni dovuta alla diminuzione fittizia dell’imponibile contributivo.
In particolare, per i lavoratori il pregiudizio economico si concretizza in una pensione calcolata su contributi inferiori a quelli dovuti sulla base della retribuzione realmente percepita.

Dal canto suo, l’INPS svolge un’attività di controllo sulla corretta applicazione del regime previdenziale delle trasferte attraverso verifiche volte ad accertare la legittimità sostanziale delle missioni e il rispetto dei limiti quantitativi previsti per l’esenzione contributiva.
Peraltro, le eventuali irregolarità emerse in sede di accertamento portano al recupero contributivo delle somme non versate sugli importi irregolarmente sottratti alla contribuzione, con applicazione delle relative sanzioni civili previste per l’omessa contribuzione e degli interessi moratori calcolati dal momento della scadenza originaria degli obblighi contributivi.

Invece, gli effetti pensionistici che seguono l’accertamento di trasferte fittizie comportano la ricostituzione della posizione contributiva del lavoratore con il riconoscimento dei periodi e delle retribuzioni precedentemente esclusi dal calcolo, determinando un impatto positivo sul calcolo delle prestazioni previdenziali future che viene tuttavia a realizzarsi solo a seguito dell’integrale regolarizzazione della posizione contributiva da parte del datore di lavoro inadempiente.