Pubblichiamo l’intervento di Marco Giannini, Commercialista in Viterbo e Partner della rete d’impresa Menocarta.net, e di Riccardo Genghini, Notaio, Chairman ETSI-ESI e Consulente della Commissione Europea per i progetti IAS/IAS2.

Un fattore strategico per conseguire obiettivi di produttività ed efficienza è la disponibilità di un affidabile sistema informativo in grado di gestire, nel rispetto della normativa vigente, enormi quantità di documenti in formato digitale.

Una scelta previdente, che produce una riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio, è l’attivazione di processi di archiviazione e conservazione sostitutiva di documenti analogici. Azioni come monitoraggio dei flussi documentali, rintracciabilità e ricercabilità dei documenti in tempo reale e a costi ridotti, nonché la flessibilità di gestione degli stessi, che producono un innalzamento dell’efficienza operativa, non possono più essere considerati un tabù per le imprese.
La riduzione dei costi di personale, di utilizzo e manutenzione dei sistemi di stampa oltre che dei loro materiali di supporto, ottenuta con l’archiviazione e la conservazione a norma, si traduce in un incremento della produttività, grazie anche al reimpiego del personale coinvolto.

Per garantire l’affidabilità del sistema di conservazione, servono un’analisi approfondita dei sistemi informatici gestionali e della situazione aziendale, nonché la definizione di processi di implementazione che, gradualmente e con adeguate personalizzazioni, tendano a definire l’operatività aziendale.
Contestualmente, dovrà essere nominato, insieme al Responsabile Privacy e al Responsabile della sicurezza, il Responsabile della conservazione a norma. Tale figura professionale, che dovrà coniugare capacità organizzative, tecnico-pratiche e legislative, nonché elevate competenze informatiche, potrà essere individuato all’interno dell’azienda o al di fuori, tra i professionisti dotati dei requisiti di legge (notaio, commercialista, ecc).

Il Responsabile della conservazione a norma – individuato con apposito atto di nomina – dovrà definire sia caratteristiche e requisiti del Sistema di conservazione da riportare nel Manuale della conservazione, sia il corretto svolgimento del processo di conservazione dei documenti informatici. Egli dovrà pertanto (in conformità agli artt. 5, comma 1 della delibera CNIPA n. 11/2004 e 7 del DPCM 3 dicembre 2013):
- definire caratteristiche e requisiti del Sistema di conservazione sulla base dei documenti (analogici o informatici) da conservare, di cui tiene evidenza. Organizza il contenuto dei supporti per garantirne la corretta conservazione e sicurezza dei dati, per poterli prontamente produrre, se necessario;
- archiviare e rendere disponibili per ogni supporto di memorizzazione: la descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti; gli estremi identificativi del responsabile della conservazione; gli estremi identificativi delle persone delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti loro assegnati; l’indicazione delle copie di sicurezza;
- mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni
- verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
- adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
- richiedere la presenza di un pubblico ufficiale ove necessario;
- definire e documentare le procedure di sicurezza per l’apposizione del riferimento temporale;
- verificare, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

Tutte queste funzioni possono essere affidate ad altri soggetti, come previsto dall’attuale art. 5, comma 3 della suddetta delibera (si veda anche l’art. 6, comma 6 del DPCM citato).

Il Sistema di conservazione dei documenti informatici dovrà inoltre garantire:
- l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’art. 50, comma 4 del DPR n. 445/2000;
- l’integrità, la leggibilità e la reperibilità di documenti e informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
- il rispetto del DLgs. n. 196/2003 e del disciplinare tecnico allegato B.

Pertanto il RCS sarà preposto alla supervisione, gestione e controllo del sistema di conservazione sostitutiva aziendale, e sarà, con il Responsabile Privacy e il Responsabile della sicurezza, il referente in caso di ispezioni, controlli e richieste varie.

Per assicurare un’elevata affidabilità verso i terzi del sistema di conservazione a norma nel medio lungo periodo, le aziende e i professionisti dovranno coniugare, oltre alla figura del Responsabile della conservazione sostitutiva, la figura del “Conservatore”. Nell’esperienza di Menocarta.net, questa figura è stata individuata nel Notaio, figura che, in sinergia con i Commercialisti, produce quel connubio di efficienza ed affidabilità di un sistema di Conservazione a norma, sia dei documenti contabili e fiscali (registri, libri, fatture ciclo attivo e passivo, dichiarativi lato intermediario e contribuente, PEC), sia dei documenti collaterali alla vita aziendale e/o professionale.