L’Osservatorio nazionale sul DLgs. 231/2001 istituito dal CNDCEC ha pubblicato ieri il documento “Linee Guida per lo svolgimento delle funzioni dell’Organismo di vigilanza ex DLgs. 231/2001”.
Nell’Informativa inviata agli Ordini viene precisato che tale documento nasce con l’obiettivo di fornire agli iscritti un riferimento aggiornato, chiaro e operativo per l’esercizio delle funzioni dell’Organismo di vigilanza, alla luce dell’evoluzione normativa, giurisprudenziale e organizzativa che negli ultimi anni ha reso il ruolo dell’OdV sempre più centrale nei sistemi di controllo interno delle imprese.

Nell’introduzione stessa delle linee guida si precisa ulteriormente l’intento di mettere a disposizione dei professionisti e di tutti i soggetti interessati uno strumento aggiornato, concreto e facilmente applicabile, che consideri l’evoluzione della normativa, della prassi operativa e della giurisprudenza maturata in oltre vent’anni su questa materia.
Il ruolo dell’Organismo di vigilanza si è progressivamente ampliato e consolidato, assumendo oggi un peso determinante nel sistema dei controlli interni e nella cultura della legalità delle organizzazioni.

Non è un caso che con sempre maggiore attenzione si inviti a un aggiornamento del DLgs. 231/2001 in cui, tra l’altro, venga meglio definita la natura, il ruolo e l’attività di tale organismo. E in tal senso nel documento in esame viene evidenziata la necessità di “una guida che non si limiti a ripercorrere i contenuti della disciplina, ma che sappia interpretarla in chiave operativa, offrendo indicazioni chiare sia a chi ricopre la funzione di componente dell’OdV, sia ai professionisti e agli organi che con essa interagiscono quotidianamente”.
“Operatività” dunque è una delle parole chiave e in questa strada di concretezza paiono muoversi le Linee guida, dedicando specifici paragrafi: all’inizio e alla cessazione dell’incarico; agli obiettivi e alla funzioni dell’attività di vigilanza; ai flussi informativi e al whistleblowing; alla c.d. compliance integrata; al focus – sempre più importante e privo di riferimenti normativi – sull’incarico di OdV nell’ambito dei gruppi di imprese.

Di interesse è per esempio il paragrafo dedicato alle modalità operative delle riunioni, in cui ci si sofferma anche sui verbali dell’OdV quale “valore essenziale ai fini della prova dell’effettività dell’azione di vigilanza”. Oltre a suggerimenti sulla modalità di verbalizzazione e sui suoi contenuti, le Linee guida prendono una posizione netta rispetto alla tematica della condivisione di tali verbali.
Si legge, infatti, che essi costituiscono documentazione interna e riservata. In tale prospettiva, appare opportuno che essi siano trasmessi all’organo amministrativo esclusivamente per le parti che richiedano specifici interventi o determinazioni da parte di quest’ultimo. Non viene invece ritenuto opportuno trasmettere i verbali ad altri soggetti, quali il Collegio sindacale, la società di revisione o consulenti esterni (ad esempio, in caso di indagini, perizie, svolgimento di due diligence per operazioni societarie), anche in presenza di eventuali richieste, al fine di preservare la riservatezza delle attività di vigilanza.

A tale esigenza di informazione verso gli altri organi societari e i soggetti sopra indicati provvede la relazione periodica dell’Organismo di vigilanza, che costituisce il documento riepilogativo dell’attività svolta e il canale formale di comunicazione previsto dal modello di organizzazione, gestione e controllo.
Resta salva la possibilità di trasmettere i verbali, o parti di essi, laddove vi sia una richiesta debitamente motivata, da parte dei soggetti menzionati, di approfondimento/maggiore disclosure e previa comunicazione immediata all’OdV.

Per quanto riguarda la “compliance integrata”, ormai riconosciuta da più parti (cfr. Linee guida Confindustria agg. 2021) quale elemento fondamentale per una razionalizzazione delle procedure e dei controlli aziendali, nel documento vengono dedicati spunti specifici in tema di antiriciclaggio, anticorruzione, privacy, adeguati assetti, sicurezza sul lavoro, intelligenza artificiale e cybersicurezza, ambiente, ESG, tax control framework.

Altra indicazione operativa con riferimento ai gruppi di imprese attiene al coordinamento tra gli OdV delle varie legal entity. Si auspica in tal senso che tra l’OdV della capogruppo e gli OdV delle società controllate – nel rispetto della reciproca autonomia e indipendenza – si instaurino periodici scambi di flussi comunicativi, che potranno essere opportunamente disciplinati all’interno del Regolamento di funzionamento dei singoli OdV, nonché incontri periodici congiunti tra l’OdV della capogruppo e gli OdV delle società controllate, con cadenza annuale o semestrale, in cui trattare, tra le altre, le tematiche comuni legate all’attività di vigilanza e le eventuali criticità emerse.