Ai fini dello stanziamento, nel bilancio relativo al 2025, dell’IRES e dell’IRAP dovute per lo stesso anno e della successiva redazione del modello REDDITI, la deducibilità delle spese di trasferta (vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC) sostenute in Italia e di quelle di rappresentanza (ovunque sostenute) deve essere vagliata alla luce degli obblighi di tracciabilità dei versamenti introdotti dalla L. 207/2024 (legge di bilancio 2025) e dal DL 84/2025. Analoghi obblighi si applicano agli esercenti arti e professioni per la determinazione del reddito di lavoro autonomo da indicare nel quadro RE del modello REDDITI 2026.

Con la circ. n. 15/2025 dello scorso dicembre, l’Agenzia delle Entrate ha fatto finalmente chiarezza sull’individuazione degli strumenti di pagamento ammessi, riprendendo sostanzialmente le precisazioni rese con riferimento agli analoghi obblighi previsti dall’art. 1 comma 679 della L. 160/2019, che subordina alla tracciabilità dei relativi versamenti la detrazione, dall’IRPEF/IRES lorda, degli oneri indicati nell’art. 15 del TUIR.

Così, ai fini della relativa deducibilità, il costo deve essere stato sostenuto con strumenti che garantiscono la tracciabilità e l’identificazione del suo autore al fine di permettere efficaci controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria (nello stesso senso anche la ris. n. 108/2014 e la risposta a interpello n. 230/2020). Ad esempio, l’utilizzo di un mezzo di pagamento tracciabile può essere dimostrato mediante prova della transazione, vale a dire, tra l’altro, tramite ricevuta della carta di debito o della carta di credito, copia del bollettino postale, MAV, copia dei pagamenti con PagoPA ed estratto conto. Quest’ultimo, in particolare, costituisce una possibile prova del sistema di pagamento tracciabile, opzionale, residuale e non aggiuntiva, che il soggetto che sostiene la spesa può utilizzare nel caso in cui non abbia disponibili altre prove dell’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabile.

È considerato altresì “tracciabile” il pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione (app) via smartphone che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC (nello stesso senso, si vedano anche le circ. n. 14/2023 e n. 24/2022 e la risposta a interpello n. 230/2020). Tale sistema può, infatti, essere definito tracciabile essendo collegato a conti correnti bancari che individuano univocamente sia i soggetti che prelevano il denaro sia i soggetti a cui il denaro è accreditato.

In tal caso, il soggetto che sostiene la spesa deve esibire:
- il documento fiscale che attesti l’onere sostenuto;
- la documentazione comprovante che il pagamento è avvenuto per il tramite delle predette applicazioni (ad esempio, l’e-mail di conferma dell’istituto di moneta elettronica o della piattaforma su cui si sta effettuando l’operazione).

Nei casi in cui il soggetto che sostiene la spesa non abbia la possibilità di provare con altro mezzo il pagamento, può esibire:
- l’estratto del conto corrente della banca a cui il predetto istituto si è collegato, se riporta tutte le informazioni circa il beneficiario del pagamento;
- nell’ipotesi in cui da tale documento non si evincano tutte le informazioni necessarie, anche la copia delle ricevute dei pagamenti presenti nell’applicazione.

Se l’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabile è dimostrato mediante l’estratto conto della carta di credito o del conto corrente del dipendente, questi fornisce al datore di lavoro esclusivamente le informazioni necessarie per la liquidazione della trasferta o della missione, avendo cura di eliminare e/o cancellare ogni altra eventuale informazione eccedente o non pertinente.

Per quanto non confermato espressamente dalla circ. n. 15/2025, ugualmente tracciabile dovrebbe considerarsi il telepedaggio (es. telepass) collegato a un IBAN.

Secondo la circ. Assonime n. 26/2025 (§ 3), in alternativa alla prova cartacea della transazione, dovrebbe essere possibile dimostrare la tracciabilità della spesa altresì mediante l’annotazione che il pagamento è stato effettuato con mezzi di pagamento tracciabili nella fattura, ricevuta fiscale o documento commerciale da parte del percettore delle somme che cede il bene o effettua la prestazione di servizio (facoltà riconosciuta dalla risposta n. 431/2020 riguardo alla detrazione IRPEF delle spese mediche).

Non rientrano, invece, tra gli “altri mezzi di pagamento tracciabili” (cfr. risposte a interpello Agenzia delle Entrate nn. 180/2020 e 247/2020):
- i circuiti di credito commerciale attraverso cui avvengono scambi di beni e servizi e che non utilizzano nessuno dei sistemi di pagamento elencati nell’art. 23 del DLgs. 241/97;
- il software realizzato per rendere tracciabili i pagamenti in contanti dei clienti, ad esempio perché non possiedono un conto corrente bancario, seppur detto sistema permetta di identificare i contribuenti.