Ci sono cose che continuiamo a rimandare, anche quando sappiamo che dovremmo occuparcene: una telefonata difficile, una decisione importante, un lavoro che non abbiamo mai fatto, un confronto con un collaboratore o con un cliente. Sappiamo che prima o poi dovremo affrontarle, eppure troviamo sempre qualcosa di più urgente da fare, lasciando passare i giorni e talvolta le settimane, senza che nulla cambi.

È la procrastinazione, un comportamento molto diffuso che tendiamo spesso ad attribuire alla mancanza di tempo, alla quantità di impegni o alla difficoltà di organizzarci, mentre talvolta il problema non è tanto il tempo che abbiamo a disposizione quanto la nostra disponibilità emotiva ad affrontare qualcosa che ci mette a disagio.

Quando dobbiamo svolgere un’attività che conosciamo bene sappiamo da dove iniziare, quali strumenti utilizzare e quali risultati possiamo aspettarci, mentre le cose cambiano quando ci troviamo di fronte a situazioni nuove, che non abbiamo mai affrontato e che ci costringono a uscire dalle nostre abitudini. Non sappiamo se saremo capaci, temiamo di sbagliare o di non essere all’altezza delle aspettative nostre e degli altri e, proprio per questo, tendiamo a rimandare.

È anche una questione di autostima e di fiducia nelle nostre capacità. Spesso pensiamo di dover essere già capaci di fare qualcosa prima ancora di averla fatta, dimenticando che è proprio attraverso l’esperienza che impariamo. Rimandare diventa allora un modo per proteggerci dalla possibilità di fallire e di mettere in discussione l’immagine che abbiamo di noi stessi, permettendoci, almeno nell’immediato, di dedicarci ad attività che ci fanno sentire competenti ed efficienti.

Il problema è che ciò che non affrontiamo non scompare ma rimane nella nostra mente, occupando spazio e consumando energie. In questo modo diventa sempre più difficile da gestire, tanto che a volte il pensiero di dover fare una cosa finisce per essere più faticoso della cosa stessa. Negli studi professionali questo comportamento può avere conseguenze importanti. Pensiamo alla decisione di riorganizzare un’attività, di introdurre una nuova procedura, di affrontare un problema con un collaboratore o di comunicare a un cliente che determinate condizioni non sono più sostenibili. Più rimandiamo, più rischiamo di complicare la situazione, trasformando una difficoltà ancora gestibile in un problema ben più grande.

C’è però un altro aspetto che spesso sottovalutiamo: le nostre decisioni, o le nostre mancate decisioni, non riguardano soltanto noi. Quando rimandiamo una risposta, una scelta o un confronto, possiamo mettere in difficoltà altre persone che aspettano di sapere cosa fare, che non possono organizzare il proprio lavoro o che si trovano a dover gestire le conseguenze della nostra indecisione.

Pensiamo a quanto può accadere in uno studio professionale quando il titolare continua a rimandare una decisione organizzativa, magari perché non è sicuro di quale sia la soluzione migliore: nel frattempo i collaboratori aspettano indicazioni, alcune attività rimangono sospese, altre vengono portate avanti senza sapere se la direzione sia quella giusta. Può così accadere che, quando finalmente arriva la decisione, il tempo a disposizione sia ormai poco e tutti debbano lavorare in fretta per recuperare il ritardo. 

Il paradosso è che chi rimanda può essere sinceramente preoccupato per la situazione, continuare a pensarci e sentirsi persino sopraffatto dalla responsabilità di decidere, ma questa fatica, che per lui è reale, non impedisce che le conseguenze ricadano sugli altri. In questi casi la procrastinazione non è più soltanto una questione individuale, ma diventa un problema relazionale e organizzativo, del quale dovremmo essere particolarmente consapevoli quando abbiamo responsabilità nei confronti di collaboratori, colleghi o clienti.

Questo naturalmente non significa che dobbiamo avere sempre una risposta pronta o prendere decisioni affrettate, perché ci sono situazioni che richiedono tempo, approfondimenti e riflessione, ma è importante imparare a distinguere il tempo necessario per decidere da quello che lasciamo trascorrere soltanto perché abbiamo paura di farlo.

Potremmo iniziare proprio dal riconoscere le emozioni che ci portano a rimandare, cercando di comprendere che cosa ci preoccupa e accettando che non dobbiamo necessariamente sapere già fare tutto, perché possiamo imparare, chiedere aiuto, confrontarci con qualcuno e anche sbagliare, senza che questo metta in discussione il nostro valore professionale.
Quando poi le nostre decisioni coinvolgono altre persone, possiamo condividere le difficoltà e stabilire tempi ragionevoli entro i quali decidere, evitando di lasciare gli altri in un’attesa indefinita e di trasferire su di loro le conseguenze delle nostre incertezze.

Rimandare può darci l’illusione di proteggerci dalle difficoltà, ma spesso finisce per renderle più grandi, per noi e per gli altri. Essere responsabili, del resto, non significa sapere sempre cosa fare, ma anche riconoscere quando le nostre difficoltà rischiano di diventare difficoltà per le persone con cui lavoriamo.