Nella circolare n. 26/2025 (§ 2), Assonime esamina il tema della tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza sotto il profilo della deducibilità dei costi in capo alle imprese.

Riguardo alle spese di rappresentanza, viene ricordato che, a differenza delle spese di trasferta, l’obbligo di tracciabilità dei versamenti riguarda le spese sostenute anche all’estero e non soltanto in Italia. Si auspica, quindi, un “ripensamento” da parte del legislatore volto a limitare l’ambito applicativo della norma alle sole spese di rappresentanza sostenute in Italia, considerata la medesima finalità della disposizione.

Per quanto concerne le spese di trasferta, l’aspetto maggiormente significativo su cui Assonime si sofferma è quello dei rimborsi ai lavoratori autonomi.
In proposito, si ricorda che, con finalità di coordinamento, il DL 84/2025 ha eliminato dal comma 3-bis dell’art. 95 del TUIR il riferimento alla tracciabilità delle spese sostenute per le prestazioni di servizi commissionate ai lavoratori autonomi, trasferendola nel nuovo comma 5-ter dall’art. 109 del TUIR, ritenuta, a livello sistematico, maggiormente idonea ad accogliere la relativa disciplina.

È stato così previsto che le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante taxi o NCC, sostenute nel territorio dello Stato per le prestazioni di servizi commissionate ai lavoratori autonomi, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sono deducibili a condizione che i pagamenti siano stati eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi che consentono la tracciabilità del versamento.

Ai sensi dell’art. 1 comma 8 del DL 84/2025, l’introduzione del comma 5-ter nell’art. 109 del TUIR opera, letteralmente, per le spese sostenute a decorrere dal 18 giugno 2025 (data di entrata in vigore del DL 84/2025), per i periodi d’imposta successivi a quelli in corso al 31 dicembre 2024.

Tuttavia, secondo Assonime, la questione appare dubbia perché l’onere di tracciabilità per le spese rimborsate ai lavoratori autonomi era già previsto nell’art. 95 comma 3-bis, del TUIR sin dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, sebbene in un contesto normativo non conferente alla materia. Sul punto, quindi, sarebbe opportuno un apposito chiarimento da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Quanto all’individuazione degli strumenti di pagamento tracciabili (§ 3), Assonime conferma che è possibile richiamare i chiarimenti resi con riferimento all’art. 1 comma 679 della L. 160/2019, che ha subordinato alla tracciabilità dei relativi pagamenti la detrazione, dall’IRPEF/IRES lorda, degli oneri indicati nell’art. 15 del TUIR.

Pertanto, per “altri mezzi di pagamento”, dovrebbero intendersi quelli che “garantiscano la tracciabilità e l’identificazione del suo autore al fine di permettere efficaci controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria” (cfr. ris. Agenzia delle Entrate n. 108/2014 e la risposta a interpello Agenzia delle Entrate n. 230/2020).

Oltre al versamento bancario o postale, ai sensi dell’art. 23 del DLgs. 241/97, sono considerati pagamenti con mezzi diversi dal contante quelli effettuati mediante:
- carte di debito, di credito e prepagate;
- assegni bancari e circolari.

È considerato “tracciabile” il pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione (app) via smartphone che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC (circ. Agenzia delle Entrate nn. 14/2023 e 24/2022).

Rientrerebbero quindi tra i pagamenti “tracciabili” quelli effettuati, ad esempio, tramite Satispay o Paypal. Sarebbero inoltre validi i pagamenti effettuati tramite, ad esempio, Apple Pay o Google Pay, associate semplicemente alla carta di credito o debito.

Secondo Assonime, il contribuente, nelle ipotesi in cui non sia in grado di dimostrare con altro mezzo il pagamento, potrebbe esibire l’estratto del conto corrente cui l’Istituto di moneta elettronica si è collegato, se riporta tutte le informazioni relative al beneficiario del pagamento. Nel caso in cui in tale documento non siano presenti tutte le informazioni necessarie, potrebbe essere adoperata la copia delle ricevute dei pagamenti presenti nell’applicazione (cfr. anche la Guida Agenzia delle Entrate giugno 2025 “Tutte le agevolazioni della dichiarazione 2025”).

Infine, sarebbe auspicabile che venisse confermata la possibilità di dimostrare la tracciabilità della spesa altresì mediante l’annotazione che il pagamento è stato effettuato con mezzi di pagamento tracciabili nella fattura, ricevuta fiscale o documento commerciale da parte del percettore delle somme che cede il bene o effettua la prestazione di servizio (facoltà riconosciuta dalla risposta n. 431/2020 riguardo alla detrazione IRPEF delle spese mediche).