Con la circolare n. 15 di ieri, 22 dicembre, l’Agenzia delle Entrate ha analizzato le novità sulla disciplina delle trasferte dei dipendenti, sia con riferimento alle modifiche introdotte dal DLgs. IRPEF-IRES, sia in tema di tracciabilità delle spese per le trasferte e delle spese di rappresentanza, ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente, autonomo e d’impresa.

Con particolare riferimento alla disciplina delle trasferte di cui all’art. 51 comma 5 del TUIR, l’Agenzia ha precisato che per trasferte (o missioni, per i dipendenti del settore pubblico) si intende lo spostamento solo temporaneo del lavoratore dalla sede abituale di lavoro, in quanto un trasferimento permanente comporterebbe la dislocazione definitiva del lavoratore presso un’altra sede operativa.

Nel caso in cui l’attività lavorativa sia svolta in trasferta all’interno del Comune in cui si trova la sede di lavoro, la disciplina è recata nello specifico dall’art. 51 comma 5 quarto periodo del TUIR, in base al quale, a seguito della modifica apportata dall’art. 3 del DLgs. 192/2024 di riforma IRPEF e IRES, le “indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito”.

Prima delle modifiche, le indennità e i rimborsi di spese percepiti dal dipendente per le trasferte nel comune in cui si trova la sede di lavoro concorrevano integralmente a formare il reddito del dipendente stesso, a esclusione dei rimborsi di spese di trasporto comprovate da “documenti provenienti dal vettore”. Ciò implicava che, in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale, gli eventuali rimborsi per l’utilizzo dell’auto propria del dipendente erano integralmente tassabili in capo al lavoratore.

La modifica apportata, dunque, eliminando il vecchio riferimento ai “documenti provenienti dal vettore”, comporta che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per trasferte all’interno del territorio comunale “comprovate e documentate” non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.

Ne consegue che, anche in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale, non concorre a formare il reddito il rimborso, sotto forma di indennità chilometrica, riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo i parametri delle tabelle ACI, purché opportunamente comprovato e documentato.
Sul punto, l’Agenzia richiama quanto precisato con la risoluzione n. 92/2015, secondo cui i rimborsi chilometrici (in quel caso erogati per l’espletamento della prestazione lavorativa in un comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro) sono esenti da imposizione, sempreché, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Tali elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro.

Viene inoltre precisato che con riferimento al car sharing restano ferme le indicazioni rese con la risoluzione n. 83/2016 (si veda “Rimborso spese per il car sharing fuori dal reddito di lavoro dipendente” del 29 settembre 2016).

La circolare n. 15 evidenzia inoltre che non concorrono a formare il reddito, in quanto spese di viaggio, i rimborsi delle spese di pedaggio debitamente documentate, sostenute in occasione delle trasferte, sia all’interno sia al di fuori del territorio comunale.

Analogamente, non concorrono alla determinazione del reddito, in quanto spese di viaggio, i rimborsi delle spese di parcheggio comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta. Vengono quindi espressamente considerati superati i chiarimenti resi sul punto con i precedenti documenti di prassi.

Quanto alla decorrenza, secondo l’Agenzia la nuova disposizione si applica a tutti i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025. Fermo restando il rispetto del principio di cassa allargato, la nuova disciplina si applica, quindi, anche ai rimborsi relativi a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale. Tali rimborsi, pertanto, non concorrono al reddito di lavoro dipendente laddove le spese siano comprovate e documentate.

L’Agenzia precisa inoltre che la condizione di tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, mediante taxi e NCC, richiesta ai fini della non concorrenza al reddito delle indennità e dei rimborsi erogati al dipendente, deve sussistere anche con riferimento alle trasferte nel Comune.

Fermo restando che le indennità o i rimborsi delle spese sostenute dal dipendente concorrono a formare il reddito, escluse quelle di viaggio e trasporto comprovate e documentate, per quanto concerne le sole spese di viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, ai fini della non concorrenza alla formazione del reddito, le stesse devono essere anche sostenute con mezzi di pagamento tracciabile.