La dichiarazione delle retribuzioni effettivamente corrisposte, ovverosia il c.d. “foglio salari”, doveva essere trasmesso all’INAIL entro il 2 marzo 2026, in quanto il 28 febbraio 2026 cadeva di sabato (istruzione operativa INAIL 22 dicembre 2025); tale termine è, dal 2015, distinto da quello previsto per il versamento del premio, quest’ultimo fissato al 16 febbraio (cfr. circ. INAIL n. 33/2015).

Il mancato invio di tale documento all’Istituto assicuratore può essere causato da semplice dimenticanza anche nel caso di datore di lavoro che abbia versato il premio o può derivare, a volte, dal passaggio da un professionista ad un altro proprio nel periodo di autoliquidazione.
Certo è che il mancato invio del foglio salari ha conseguenze rilevanti per l’azienda sia in termini di regolarità contributiva sia in termini di sanzioni.

In primis, infatti, va ricordato che la circ. INAIL n. 61/2015, dedicata alla disciplina del DURC on line, prevede che il mancato invio di alcune dichiarazioni obbligatorie, tra cui anche il foglio salari, è ostativo alla concessione della regolarità contributiva. È di tutta evidenza, infatti, che il datore di lavoro che non denuncia i salari all’INAIL impedisce allo stesso Istituto assicuratore di calcolare correttamente il premio e a nulla rileva un eventuale pagamento dato che l’INAIL non può verificarne la correttezza.

A tal fine, anche un mancato invio negli anni precedenti è ostativo alla concessione della regolarità contributiva.
In esito al mancato invio del foglio salari, l’Istituto calcola provvisoriamente il premio sulla base delle retribuzioni dell’anno precedente ma successivamente svolge i necessari accertamenti al fine di verificare l’effettivo ammontare delle retribuzioni.

È possibile che, dopo l’invio di un sollecito al datore di lavoro, venga contattato il professionista in delega per l’azienda; a tal fine va ricordato che è necessario mantenere sempre aggiornato tale dato ove non si assista più un’azienda, al fine di evitare di essere contattati dall’Istituto qualora il foglio salari non sia stato inviato o di ricevere il preavviso all’intermediario nel caso di mancato pagamento.

Non è da escludere che l’Istituto assicuratore disponga una verifica ispettiva atta a stabilire le masse retributive non denunciate e, in tale occasione, il funzionario di vigilanza accederà in azienda verificando anche eventuali forme di lavoro irregolare o classificazioni inesatte.

Il mancato invio del foglio salari provoca poi la contestazione di sanzioni.
Esse sono tuttavia differenziate a seconda che l’importo effettivo delle retribuzioni sia superiore o inferiore a quello su cui è stato calcolato provvisoriamente il premio.

Infatti, nel caso le retribuzioni effettive siano superiori, l’Istituto richiederà le sanzioni civili sulla differenza di imponibile accertata, mentre non sarà richiesta la sanzione amministrativa poiché gli illeciti connessi ad una evasione contributiva sono stati abrogati dalla L. 388/2000 (cfr. art. 116 comma 12 della L. 388/2000).

Nel caso l’importo dei salari corrisposti effettivamente sia inferiore a quello su cui è stato provvisoriamente calcolato il premio, l’Istituto contesterà una sanzione amministrativa che andrà da 125 a 770 euro.
Da ultimo, va segnalato che nel caso in cui si accerti che il mancato invio è dovuto in realtà al fatto che l’attività è cessata, sarà contestata la sanzione amministrativa per la mancata comunicazione della cessazione d’attività; tale accertamento potrà essere effettuato sia dal Servizio ispettivo tramite apposito incarico sia dagli Uffici amministrativi avvalendosi anche di eventuali altre Banche dati (ad esempio, INPS, Camere di Commercio, ecc.).

In merito, si evidenzia che in caso di cessazione del codice ditta, il termine di pagamento dell’eventuale conguaglio dovuto all’INAIL è fissato al 16 del secondo mese successivo a quello di cessazione dell’attività assicurata; entro la stessa scadenza deve essere inviata la dichiarazione delle retribuzioni, del periodo dal 1° gennaio dell’anno alla data di cessazione, relative ai dipendenti e ai soggetti assimilati (cfr. circ. INAIL n. 31/2024).