Sono abbastanza ricorrenti i casi in cui imprese di minori dimensioni esternalizzano la tenuta della contabilità e connessi adempimenti presso un fornitore di servizi.
Tali servizi influiscono su:
- le classi di operazioni, nelle attività svolte dall’impresa utilizzatrice, che sono significative per il bilancio della stessa;
- le procedure con le quali sono rilevate, elaborate, corrette e trasferite nei libri contabili le operazioni aziendali e riportate nel bilancio;
- le registrazioni contabili, gli specifici conti di bilancio e la relativa informativa;
- il modo con cui il sistema informativo dell’impresa utilizzatrice recepisce eventi e condizioni, diversi dalle operazioni, che siano significativi ai fini del bilancio;
- i controlli relativi alle scritture contabili.

Sovente in tali società il ciclo attivo e il ciclo passivo sono gestiti internamente (fino all’emissione e al ricevimento fatture), mentre al fornitore di servizi sono demandate le attività di registrazione delle operazioni contabili, di trascrizione nei libri contabili nonché le scritture di assestamento al fine della redazione del bilancio.
In tale ambito il principio di revisione ISA Italia 402 prevede che l’esternalizzazione di attività per la redazione del bilancio mediante l’utilizzo di fornitori di servizi non esenti gli amministratori dalle loro responsabilità per il bilancio.

Come evidenziato nel manuale del CNDCEC “Approccio metodologico alla revisione legale affidata al collegio sindacale nelle imprese di minori dimensioni” (edizione di novembre 2025), in tali fattispecie assume rilevanza la comprensione della natura e dell’estensione delle attività svolte dal fornitore di servizi ai fini della pianificazione delle attività di controllo del revisore.

Le informazioni riguardanti la natura dei servizi prestati dal fornitore possono essere reperite da varie fonti, quali:
- il contratto tra l’impresa utilizzatrice e il fornitore di servizi;
- manuali di istruzioni;
- presentazioni dei sistemi;
- manuali tecnici;
- relazioni dei fornitori di servizi, della funzione di revisione interna o delle autorità di vigilanza sui controlli esistenti presso il fornitore di servizi;
- eventuali relazioni del revisore del fornitore di servizi.

Inoltre, i servizi prestati da fornitori, che sono rilevanti ai fini della revisione legale, includono, ad esempio:
- la tenuta dei libri contabili dell’impresa utilizzatrice;
- la gestione delle attività;
- la rilevazione, registrazione o elaborazione di operazioni in qualità di incaricato dell’impresa utilizzatrice.

In particolare, è possibile acquisire le seguenti informazioni dal contratto o dall’accordo sul livello dei servizi tra l’impresa utilizzatrice e il fornitore di servizi:
- le informazioni da fornire all’impresa utilizzatrice e le responsabilità per la rilevazione delle operazioni svolte dal fornitore di servizi;
- l’applicazione delle disposizioni degli organismi di vigilanza riguardanti la forma della tenuta delle registrazioni e il relativo accesso;
- l’eventuale indennizzo da corrispondere all’impresa utilizzatrice in caso di inadempimenti relativi alla prestazione;
- se il fornitore di servizi fornirà una relazione (di tipo 1 o 2) sui propri controlli;
- il diritto del revisore dell’impresa utilizzatrice di accedere alle registrazioni contabili tenute dal fornitore di servizi e alle altre informazioni necessarie allo svolgimento della revisione legale;
- la possibilità di una comunicazione diretta tra il revisore dell’impresa utilizzatrice e il revisore del fornitore di servizi.

Se il revisore ha già acquisito una conoscenza professionale con il fornitore di servizi in precedenti esperienze, tale circostanza può tornare utile al fine della comprensione della natura dei servizi prestati dal fornitore, soprattutto laddove i servizi siano altamente standardizzati.