I datori di lavoro (sostituti d’imposta) devono procedere con le operazioni di conguaglio fiscale di fine anno al fine di determinare la corretta quantificazione dell’IRPEF dovuta per il periodo d’imposta 2025.

L’art. 23 commi 3 e 4 del DPR 600/73 prevede che il conguaglio fiscale debba essere effettuato entro il 28 febbraio dell’anno successivo, vale a dire entro il 28 febbraio 2026 per il periodo di imposta 2025, ovvero alla data di cessazione in caso di conclusione del rapporto lavorativo. In particolare, il sostituto è chiamato ad effettuare il conguaglio tra:
- le ritenute operate sulle somme e i valori corrisposti durante l’anno (ovvero corrisposte entro il 12 gennaio 2026 se le somme si riferiscono al 2025 in virtù del principio di cassa allargato), comprese la 13° e la 14° mensilità (se spettante);
- l’imposta dovuta sull’ammontare complessivo degli emolumenti stessi, tenendo conto delle detrazioni spettanti (ad esempio quelle per redditi di lavoro dipendente e per carichi di famiglia).

Se dal conguaglio scaturisce un credito vuol dire che il lavoratore ha subito, nel corso del periodo d’imposta, ritenute da parte del proprio datore in misura maggiore rispetto all’IRPEF effettivamente dovuta; tale credito dovrà essere restituito al lavoratore.

Viceversa, se dalle operazioni di conguaglio emerge un debito significa che l’IRPEF dovuta dal lavoratore è risultata maggiore rispetto alle ritenute che sono state operate durante il periodo d’imposta; il datore dovrà quindi trattenere e versare tale importo. In caso di incapienza delle retribuzioni, il lavoratore può:
- versare al datore di lavoro l’importo corrispondente alle ritenute ancora dovute (dichiarandolo per iscritto al sostituto);
- autorizzare il datore di lavoro a effettuare il prelievo sulle retribuzioni dei periodi di paga successivi (applicando l’interesse dello 0,50% mensile sugli importi differiti).

L’importo che al termine del periodo d’imposta non è stato trattenuto per cessazione del rapporto di lavoro o per incapienza delle retribuzioni deve essere comunicato all’interessato che deve provvedere al versamento entro il 15 gennaio dell’anno successivo.

Con riferimento all’anno 2025, il datore di lavoro deve prestare particolare attenzione alle nuove misure di riduzione del cuneo fiscale introdotte dall’art. 1 commi 4-9 della L. 207/2024 in favore dei lavoratori dipendenti. Si tratta in particolare:
- del bonus per i dipendenti con reddito complessivo non superiore a 20.000 euro, il cui importo si ottiene applicando una specifica percentuale (7,1%, 5,3% o 4,8%) al reddito di lavoro dipendente;
- di un’ulteriore detrazione d’imposta di 1.000 euro se l’ammontare del reddito complessivo del dipendente è superiore a 20.000 euro ma non a 32.000 euro, riducendosi progressivamente fino al suo azzeramento al raggiungimento del limite di 40.000 euro di reddito complessivo.

Il datore di lavoro deve riconoscere il bonus o applicare l’ulteriore detrazione in via automatica all’atto dell’erogazione delle retribuzioni (il lavoratore può richiedere la non applicazione per iscritto), recuperando il credito generato dall’erogazione del bonus mediante compensazione nel modello F24. In sede di conguaglio fiscale di fine anno, il sostituto deve verificare la spettanza del bonus o dell’ulteriore detrazione in base:
- al reddito e alle detrazioni riferiti alle somme e ai valori effettivamente corrisposti durante l’anno;
- ai dati comunicati dal lavoratore tramite, ad esempio, la consegna della Certificazione Unica di un altro rapporto di lavoro del 2025 (se il lavoratore non presenta dette CU, il sostituto d’imposta effettua il conguaglio con i dati reddituali a propria disposizione).

Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la circ. n. 4/2025 (§ 1.2), se in tale sede il bonus risulta non spettante e al contribuente è riconosciuta l’ulteriore detrazione, il sostituto d’imposta deve provvedere al recupero di un ammontare pari all’importo erogato al netto dell’ulteriore detrazione spettante.

Se, invece, è l’ulteriore detrazione a risultare non spettante, il sostituto d’imposta procede al recupero del relativo importo, provvedendo ad erogare il bonus tramite la compensazione tra le somme a debito e quelle a credito qualora il lavoratore abbia beneficiato dell’ulteriore detrazione ma aveva diritto al bonus.

Se l’importo del bonus o dell’ulteriore detrazione da recuperare supera i 60 euro, il recupero deve essere effettuato in 10 rate di pari ammontare a partire dalla retribuzione che sconta gli effetti del conguaglio.
Il recupero avviene in unica soluzione in caso di cessazione del rapporto di lavoro; se ciò non può avvenire (ad esempio per incapienza della retribuzione), si applica l’art. 23 comma 3 del DPR 600/73 e l’importo va comunicato all’interessato che deve provvedere al versamento entro il 15 gennaio dell’anno successivo.

Se il sostituto non può effettuare il conguaglio a debito, dovrà essere il lavoratore a restituire l’importo indebitamente ricevuto in sede di dichiarazione dei redditi.