Il Consiglio notarile di Milano, con la recente massima n. 216, fornisce un quadro aggiornato delle regole applicabili, a regime, alle assemblee di società di capitali. La massima, infatti, è stata predisposta in vista della imminente cessazione del regime “emergenziale” di cui all’art. 106 del DL 18/2020 convertito, prevista per la fine dell’anno. Sennonché, l’art. 3 comma 11 del DL milleproroghe, approvato dal CdM ma non ancora pubblicato in Gazzetta Ufficiale, stando alla bozza circolata prevede il differimento, per l’ennesima volta, fino al 30 settembre 2026, la possibilità di svolgere le assemblee di società ed enti con modalità semplificate.

Ad ogni modo, sia che il regime emergenziale termini effettivamente alla fine del 2025, sia che vada avanti fino alla fine di settembre 2026, è stabilito, innanzitutto, che, una volta rientrati nella disciplina generale, l’intervento con mezzi di telecomunicazione, “anche in via esclusiva”, sarà consentito ai soci delle spa solo in presenza di una apposita, seppure generica, clausola statutaria, come richiesto dall’art. 2370 comma 4 c.c.

Nelle motivazioni della massima si precisa come, sebbene la disposizione normativa si riferisca all’intervento in senso stretto, ossia alla partecipazione dei soci per discutere e votare le materie poste all’ordine del giorno, ciò non precluderebbe, anche in mancanza di apposita clausola statutaria, che altri soggetti che assistono all’assemblea – quali gli amministratori e i sindaci – possano farlo mediante mezzi di telecomunicazione; ciò proprio per la diversa natura della loro partecipazione, che non si sostanzia nell’esercizio del diritto di intervento e di voto.

Il limite all’utilizzo di mezzi di telecomunicazione per l’intervento in assemblea di spa, eventualmente derivante dall’assenza dell’apposita clausola statutaria, viene, comunque, meno in caso di assemblea totalitaria; quando, cioè, sia rappresentato l’intero capitale sociale e partecipi all’assemblea la maggioranza dei componenti degli organi amministrativi e di controllo (ex art. 2366 comma 4 c.c.). In tale situazione – a prescindere dal fatto che dei mezzi di telecomunicazione si avvalgano tutti i soci e tutti i componenti degli organi di amministrazione e controllo, piuttosto che solo una parte di essi – ciò che rileva è la circostanza che tutti i partecipanti acconsentano, per il solo fatto di partecipare all’assemblea, a che tutti o alcuni dei partecipanti non siano fisicamente presenti in un medesimo luogo fisico, bensì siano collegati con i predetti mezzi di telecomunicazione.

Con riguardo alle srl, invece, si ritiene che, nel silenzio della legge, l’intervento con mezzi di telecomunicazione, anche in via esclusiva, sia ammissibile nonostante la mancanza di apposita disposizione dello statuto, purché non risulti espressamente vietato.

Si tratta di un ripensamento non soltanto rispetto alla massima n. 14/2004, in cui si sosteneva l’applicabilità della medesima disciplina delle spa, ma anche rispetto alle motivazioni della più recente massima n. 200/2021, dove si è affermato che, in assenza di norme eccezionali, in mancanza di apposita clausola statutaria non sarebbe possibile convocare assemblee senza indicare il luogo fisico di convocazione, prevedendo esclusivamente l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, non solo nelle spa ma anche nelle srl. La nuova indicazione, peraltro, genera un contrasto con quanto resta precisato in materia dalla massima I.B.10 del Comitato triveneto dei notai.

La massima in commento prosegue, poi, ribadendo (cfr. la massima n. 187/2020) che, in caso di assemblea ritualmente convocata con indicazione di un luogo fisico di svolgimento dell’assemblea, è da ritenersi necessario e sufficiente che nel luogo di convocazione si trovi il soggetto verbalizzante (segretario o notaio), mentre tutti gli altri soggetti possono intervenire e partecipare mediante mezzi di telecomunicazione, alle condizioni sopra ricordate.

Nelle motivazioni, inoltre, si conferma anche quanto ulteriormente affermato nella massima n. 187/2020 circa la funzione delle clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo), come volte, di regola, alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Nel senso che esse, specie se genericamente formulate, non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti (diversi dal soggetto verbalizzante) mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi comunque redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.

Infine, si precisa come – sempre nelle srl e solo in presenza di una clausola che consenta genericamente l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione nelle spa – l’organo amministrativo potrebbe legittimamente indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione, anche in assenza di un espresso riconoscimento di tale possibilità in una indicazione statutaria.