L’Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 15/2025, ha fornito indicazioni anche in merito alle novità relative alla tracciabilità dei pagamenti per le trasferte dei dipendenti e soggetti assimilati (es. amministratori), che si applicano alle spese sostenute dal 1° gennaio 2025.

Per effetto dell’art. 51 comma 5 ultimo periodo del TUIR, i rimborsi delle spese, sostenute durante le trasferte, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e servizi di noleggio con conducente (NCC), non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, qualora i pagamenti delle predette spese siano eseguiti con metodi di pagamento tracciabile. Analogo obbligo di pagamento con mezzi tracciabili è previsto per la deducibilità dal reddito d’impresa ex art. 95 comma 3-bis del TUIR.
Per le spese sostenute all’estero in occasione delle trasferte non è, invece, richiesto l’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabile.

La condizione di tracciabilità richiesta riguarda le trasferte sia all’interno del Comune (si veda “Non tassati i rimborsi chilometrici ai dipendenti per le trasferte nel Comune” del 23 dicembre), sia fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro. Per le trasferte fuori dal Comune, la previsione che subordina la non concorrenza al reddito, relativamente alle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, alla condizione che il pagamento avvenga con mezzi tracciabili prescinde dal “sistema” adottato per determinare il ristoro economico riconosciuto in favore del dipendente (analitico, forfetario o misto), in quanto anche i sistemi diversi da quello analitico “puro” ammettono l’erogazione, unitamente all’indennità forfetaria, di rimborsi analitici riferiti a determinate spese.

Non concorrono pertanto a formare il reddito i rimborsi analitici delle spese documentate e sostenute con mezzi di pagamento tracciabile, riguardanti:
- viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, ove si opti per il sistema forfetario;
- vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, ove si opti per il sistema misto;
- vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nel caso di metodo analitico; restano, comunque, esonerate dall’obbligo di pagamento tracciabile le altre spese, ulteriori e diverse rispetto a quelle per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in trasferte fuori dal territorio comunale, fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro (elevato a 25,82 euro per le trasferte all’estero).

Secondo l’Agenzia, rientra però nell’obbligo di tracciabilità la spesa per l’imposta di soggiorno, sostenuta dal dipendente in trasferta, in quanto strettamente connessa alle spese di alloggio. Inoltre, l’obbligo di tracciabilità si applica anche laddove il trasportatore operi mediante l’utilizzo di piattaforme di mobilità.

Sono invece esclusi dal vincolo di tracciabilità i rimborsi delle spese per viaggi e trasporti diversi da quelli effettuati mediante taxi e NCC, quali, ad esempio, biglietti per trasporto di linea mediante autobus, treni, aerei, navi, nonché i rimborsi chilometrici.

L’Agenzia fornisce inoltre indicazioni sull’uso di un mezzo di pagamento tracciabile, che può essere dimostrato mediante prova della transazione, ovvero tramite ricevuta della carta di debito o della carta di credito, copia del bollettino postale, MAV, copia dei pagamenti con PagoPA, estratto conto, ecc. L’estratto conto, in particolare, costituisce una possibile prova del sistema di pagamento tracciabile, opzionale, residuale e non aggiuntiva, che il soggetto che sostiene la spesa può utilizzare nel caso non abbia disponibili altre prove dell’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabile.

Si può, inoltre, far riferimento al pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione via smartphone che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC. In tal caso, il soggetto che sostiene la spesa deve esibire il documento fiscale che attesti l’onere sostenuto e la documentazione comprovante che il pagamento è avvenuto per il tramite delle predette applicazioni (es. e-mail di conferma dell’istituto di moneta elettronica o della piattaforma su cui si sta effettuando l’operazione). Nei casi in cui non vi sia la possibilità di provare con altro mezzo il pagamento, è possibile esibire l’estratto del conto corrente della banca a cui il predetto istituto si è collegato, se riporta tutte le informazioni circa il beneficiario del pagamento e, nel caso da tale documento non si evincano tutte le informazioni necessarie, anche la copia delle ricevute dei pagamenti presenti nell’applicazione.

Se l’uso di sistemi di pagamento tracciabile è dimostrato con l’estratto conto della carta di credito o del conto corrente del dipendente, lo stesso fornisce al datore di lavoro esclusivamente le informazioni necessarie per la liquidazione della trasferta o della missione, avendo cura di eliminare e/o cancellare ogni altra eventuale informazione eccedente o non pertinente.