Gentile Redazione,
è ormai da qualche anno che vige l’obbligo della fattura elettronica e con esso l’obbligo della sua conservazione “elettronica”.
La conservazione “elettronica” non è la semplice conservazione dei file su un sistema informatico ma un processo, regolamentato per legge (Codice dell’amministrazione digitale e DPR 445/2000), che richiede la compliance a specifiche procedure (firma digitale, marca temporale eccetera).

A tali procedure deve sovraintendere il Responsabile della conservazione, il quale innanzitutto deve obbligatoriamente esistere (e nel caso di una ditta individuale o di un professionista è il “titolare” dell’attività) e sul quale grava una lista piuttosto lunga di incombenze tra le quali quella non delegabile della predisposizione del Manuale della conservazione.

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione elettronica delle fatture elettroniche (su opzione) che, superate le perplessità dei primi tempi (riservatezza, l’Agenzia controlla le mie fatture, cosa farà delle informazioni contenute nelle mie fatture), visto anche il progressivo (auto)allentamento dei limiti alla conservazione ordinaria (la conservazione dei dati che comunque transitano dal SdI – ambiente diverso da quello di conservazione), potrebbe essere una valida alternativa ai servizi offerti da provider privati per adempiere all’obbligo di conservazione, soprattutto per i soggetti più piccoli.

Il Responsabile della conservazione è cosa diversa dal Responsabile del servizio di conservazione e il primo può delegare tante cose al secondo, ma non la propria qualifica di Responsabile della conservazione e l’obbligo di redigere il Manuale della conservazione.
Nella convenzione che bisogna sottoscrivere con l’Agenzia per aderire al servizio di conservazione è infatti chiaramente specificato che Responsabile della conservazione rimane il contribuente. Ne deriva che l’artigiano, il geometra, l’artista (ma anche la srl, la spa) che aderisce al servizio di conservazione elettronica offerto dall’Agenzia delle Entrate rimane Responsabile della conservazione con l’onere non delegabile di predisporre il Manuale della conservazione, la cui mancata redazione è soggetta a una significativa sanzione.

Sospetto che questo aspetto sia ampiamente sottovalutato da tutti quelli che hanno aderito al servizio di conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate e/o dai professionisti (o società di elaborazione dati) che abbiano suggerito ai loro clienti di aderire (senza avvisarli della cosa o senza assumere l’incarico di Responsabile della conservazione per loro conto dove possibile). Ma mi parrebbe anche cosa opportuna che si provveda, finalmente, a stabilire per legge un esonero dai suddetti adempimenti a favore di tutti coloro che emettono e ricevono fatture elettroniche in quanto obbligati dalla legge, considerato che il governo del processo è ormai totalmente nelle mani dell’Agenzia da un lato e del provider software dall’altro e assolutamente anacronistico obbligare i soggetti interessati, sotto pena di sanzione, a redigere un Manuale della conservazione per scrivervi procedure inerenti a cose che non possono essere fatte in modo diverso da come sono fatte.

Va eliminato anche il “check” in dichiarazione dei redditi. L’art. 5 comma 1 del DM 17 giugno 2014 stabilisce: “Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento”. Questa disposizione introduceva il “check” in dichiarazione perché aveva abolito il previgente obbligo di comunicazione all’Agenzia delle Entrate dell’impronta degli archivi fiscali conservati digitalmente.

Per esempio nel modello REDDITI SC al rigo RS 104 va indicato il codice “1” quando il contribuente abbia conservato in modalità elettronica almeno un documento rilevante a fini tributari e il codice “2” se il contribuente non ha conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante a fini tributari.
Ma che senso ha l’esistenza di questo rigo quando ormai da anni ormai praticamente tutti sono obbligati a emettere e ricevere (perciò conservare elettronicamente) le fatture elettroniche e peraltro non è ancora stato chiarito come deve essere compilato: per esempio, se la conservazione la faccio fare all’Agenzia delle Entrate o al mio provider metto “2” perché lo faccio fare ad altri o metto “1” perché il Responsabile della conservazione sono comunque io?

Ferruccio Covio
Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Padova