Una recente sentenza della Corte di Appello di Napoli, la n. 973/2022, già commentata su Eutekne.info (si veda “Decade il sindaco che non partecipa all’assemblea” del 4 aprile), si è pronunciata in merito alla decadenza del sindaco dalla carica per effetto del verificarsi delle condizioni di cui all’art. 2405 c.c., che tale effetto producono al verificarsi di assenze non giustificate alle riunioni dell’assemblea dei soci, del consiglio di amministrazione e, ove esistente, del comitato esecutivo. Analoga regola è dettata dal secondo comma dell’art. 2404 c.c. per l’ipotesi di mancata partecipazione alle riunioni dello stesso collegio sindacale, sia pure con alcune differenze che meritano di essere sottolineate. La decadenza è collegata dalla legge alla mancata partecipazione “alle assemblee”, all’assenza consecutiva a due consigli (o comitati) e all’assenza a due riunioni del collegio nel corso dell’esercizio, ancorché non consecutiva.

Al di là della meccanica della decadenza e della riconosciuta necessità di una delibera dichiarativa dell’accadimento censurato, la sentenza entra anche nel merito della valutazione dell’idoneità del comportamento enunciato a determinare la decadenza. Indispensabile quindi nel procedimento anche la delibazione di merito da parte della adita magistratura in ordine alla sussistenza o meno nella fattispecie di elementi idonei a qualificare l’assenza come giustificata o meno, con i relativi corollari sull’effetto decadenziale.

Ora è proprio nella valutazione del merito che si rendono opportune alcune, differenti, valutazioni.
Preliminarmente all’accettazione della nomina il sindaco deve effettuare una prima valutazione della sua capacità a svolgere l’incarico, in relazione alla specifica attività della società nominante, del tempo che tale incarico gli richiederà per l’espletamento del complesso delle attività di competenza del ruolo, che includa o meno la revisione legale. In tale valutazione andrà considerata altresì l’adeguatezza della proposta di remunerazione dell’incarico rispetto all’impegno richiesto dalla carica.

Questo procedimento di “autovalutazione” è imposto in termini più analitici dai regulators di attività vigilate (Consob, Bankitalia, Ivass) sin dalla fase iniziale del conferimento dell’incarico e poi nel corso del mandato, al pari di quello connesso alla sussistenza dei requisiti di indipendenza e professionalità. Indicazioni in tale direzione sono offerte, sia pure con i dovuti adattamenti a dimensioni e rilevanza dell’ente, dai recenti documenti emanati dal CNDCEC sulle norme di comportamento del collegio sindacale, in società quotate e non quotate.

Ora, nel caso specifico, oggetto di delibazione è stato il fattore temporale inerente alla coincidenza di identici adempimenti societari in differenti società in cui il sindaco ricopriva analogo incarico. Questo fattore, si è detto sopra, è una delle componenti della check list iniziale del professionista, il quale dovrà tener conto ai fini dell’accettazione, in relazione al numero degli incarichi ricoperti, anche delle riunioni di calendario degli organi societari ai quali è chiamato a partecipare. Appare ora evidente che nella pianificazione delle attività sindacali di percorso consistenti in riunioni del collegio per espletamento delle funzioni di controllo e vigilanza, la redazione di un calendario lavori è prassi costante anche al fine di concordare la opportuna tempistica con la società stessa.

Su un piano diverso si pone la calendarizzazione delle convocazioni delle assemblee annuali, ovvero anche infra-annuali e straordinarie, al pari di quelle inerenti ai consigli di amministrazione e a eventuali comitati esecutivi. Si tratta di riunioni la cui fissazione compete all’organo amministrativo e la cui cadenza è talora imposta da termini puntualmente indicati dalla legge, quali gli artt. 2364 e 2478-bis c.c. per le assemblee annuali di bilancio con le deroghe temporali ivi indicate, che assumono pertanto un “naturale” carattere ricorrente e quindi prevedibile. Non si può non osservare tuttavia che il Codice indichi termini “entro” i quali gli amministratori devono convocare l’organo societario attribuendo loro specifica competenza e autonomia, nei confronti delle quali risulta assai limitato il potere di intervento preventivo del sindaco.

Appare quindi evidente che, espletata la verifica iniziale di adeguatezza da parte del nominando sindaco, la quale potrà prevedere un giudizio di congruità della pluralità di incarichi in corso, il fisiologico espletamento dei medesimi potrà dar luogo a sovrapposizioni di talune date di convocazione, non modificabili per iniziativa del singolo rispetto alle esigenze dei soci ovvero anche degli organi amministrativi. Lo stesso svolgimento delle riunioni con i moderni strumenti audiovisivi, limitando gli spostamenti, potrà agevolare la partecipazione, ma non eliminare una possibile sovrapposizione degli stessi. Sovrapposizione che potrebbe essere, in casi estremi, precostituita dagli stessi organi amministrativi delle società al fine di determinare il presupposto della decadenza di un controllore “non gradito” (si pensi al sindaco di due società appartenenti a un medesimo gruppo, le cui assemblee vengano convocate nella stessa data e ora dai rispettivi amministratori).

Si consideri infine che la scansione temporale richiesta ai fini degli adempimenti annuali consentirà all’organo collegiale di presentare le proprie relazioni alle assemblee convocate senza ostacolo alcuno all’espletamento dei lavori delle medesime attraverso la delegazione ai rimanenti componenti dei doveri di rappresentanza e di intervento dell’organo sindacale.

La valutazione complessiva degli elementi sin qui richiamati induce a un supplemento di attenzione rispetto a posizioni indebitamente penalizzanti, imponendo una riconsiderazione dell’effettiva apprezzabilità del “giustificato motivo” codicistico addotto come ragione dell’assenza.