Gentile Direttore,
l’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente il servizio conservazione elettronica.
Molti “consulenti” stanno consigliando ai clienti di aderire, tanto non costa nulla.

Anche noi, consigliato ai forfetari di non fare acquisti IVA, che tanto non possono detrarre, abbiamo in un primo momento pensato di consigliare ai “minimi” di aderire al servizio. La registrazione del codice destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate ci consente, utilizzando i servizi della nostra software house, di fare arrivare le fatture in contabilità (seppure solo per fare un conto complessivo dei costi non essendo questi soggetti obbligati a fare le registrazioni contabili) e disattivando l’opzione di archiviazione elettronica fornita dalla software house stessa possiamo risparmiarne i relativi costi, visto che il cliente può avvalersi del servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate. E al limite potremmo anche proporre la cosa a tutti i clienti.

Un aspetto che però non viene sufficientemente approfondito è il fatto che il processo di archiviazione elettronica richiede l’assunzione da parte del contribuente della qualifica di Responsabile della conservazione (come è esplicitamente previsto dalla convenzione che bisogna sottoscrivere per aderire al servizio di SOGEI), figura destinataria di notevoli obblighi (che qui sarebbe troppo lungo riassumere). E d’altra parte le linee guida dell’AGID prevedono espressamente che nel caso di affidamento del “servizio di conservazione” a conservatori accreditati (quale è la SOGEI)” il ruolo di Responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica interna al Soggetto produttore”. Per lo stesso motivo, peraltro, le software house (in genere conservatori accreditati e perciò assoggettati all’obbligo del rispetto delle linee guida AGID) non possono assumere l’incarico di “Responsabile della conservazione” ma solo di “Responsabile del Servizio di conservazione”.

Da questo punto di vista risulterebbe superata l’indicazione rinvenibile nella circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36 del 2006, che diceva: “Il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo; nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente”. La circolare era stata emessa a commento del DM 23 gennaio 2004, poi sostituito dal DM 16 giugno 2014 ed in effetti precedente alle linee guida dell’AGID che sono del 2015.

Ora ci dobbiamo chiedere: se esiste questo “vincolo” (il RdC deve essere interno all’organizzazione del soggetto “titolare” dei documenti avviati a conservazione) allora tutti i nostri clienti che ci affidano la gestione del problema fattura elettronica, che noi prendiamo in carico avvalendoci dei servizi della nostra software house (e tra questi piccoli artigiani e professionisti che si avvalgono dei nostri servizi proprio perché non hanno “struttura”) devono assumere qualifica e oneri di “Responsabile della conservazione” ed incaricare autonomamente (seppure attraverso il commercialista) la software house conferendo alla medesima l’incarico di “Responsabile del Servizio di Conservazione”?

In questo momento l’unica scappatoia che vediamo (che richiederebbe una conferma ufficiale e preferibilmente anche una modifica normativa) è la seguente:
- se il soggetto che esternalizza il processo di conservazione digitale è un privato (persona fisica o giuridica, il nostro cliente di studio), ed il conservatore esterno NON è un conservatore accreditato e perciò non è vincolato al rispetto delle linee guida AGID (il commercialista, la società di servizi del commercialista), il modello organizzativo da adottare POTREBBE anche non essere quello indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale e il Responsabile della conservazione potrebbe essere individuato in un soggetto esterno, appunto il commercialista, che svolge per conto dei clienti la conservazione digitale dei documenti fiscali;
- il commercialista, a questo punto “Responsabile della conservazione” dei propri clienti, potrebbe quindi delegare al conservatore accreditato il “Servizio di Conservazione Digitale”.

La cosa più difficile sarà forse fare apprezzare ai clienti la “sottile differenza” tra questa “onerosa” configurazione e quella “gratuitamente” offerta dall’Agenzia delle Entrate.

Ferruccio Covio
Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Padova