Come anticipato su Eutekne.info (si veda “In arrivo nuove istruzioni UIF in materia di SOS” dell’11 giugno 2025), l’Unità di informazione finanziaria per l’Italia (UIF) ha sottoposto a consultazione pubblica, a partire da ieri e per un periodo di 60 giorni, le nuove istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette (SOS), destinate a sostituire il provvedimento UIF del 4 maggio 2011. Una volta completato l’iter di consultazione, le nuove istruzioni saranno approvate nella versione definitiva e pubblicate nella Gazzetta Ufficiale e sul sito dell’UIF. A partire dalla data di applicazione, ancora da definire, non sarà più utilizzabile il citato provvedimento UIF e i relativi allegati.

Come indicato nelle premesse: nella predisposizione del documento si è tenuto conto dell’evoluzione del quadro normativo sovranazionale in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; le disposizioni sono rivolte a tutti i destinatari dell’obbligo di SOS, al fine di agevolare la rilevazione delle operazioni sospette e assicurare tempestività, completezza e riservatezza della segnalazione nonché di accrescerne la qualità, in coerenza con gli indicatori di anomalia pubblicati dall’UIF il 12 maggio 2023.

Il documento è strutturato in tre parti. Nella prima sezione sono delineati i principi e le regole da osservare nella collaborazione attiva per la prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo nonché del finanziamento della proliferazione delle armi di distruzione di massa. In particolare, sono previste specifiche disposizioni attinenti ai seguenti aspetti:
- l’individuazione delle anomalie;
- l’esame delle anomalie;
- la segnalazione delle operazioni sospette;
- la sospensione delle operazioni sospette;
- i flussi di ritorno sugli esiti delle segnalazioni comunicati dalla UIF;
- i rapporti che intercorrono tra l’obbligo di SOS e gli obblighi derivanti da altre previsioni normative.

La parte successiva è dedicata alle disposizioni relative agli adempimenti organizzativi e procedurali strettamente funzionali alle SOS, con particolare riferimento alla nomina del responsabile per le stesse e alla procedura interna adottata in tale ambito. Si sottolinea che dette disposizioni sono rivolte ai destinatari non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza di settore, mentre per i soggetti a supervisione restano ferme disposizioni e indicazioni formulate dalle medesime Autorità.

Il documento si conclude con la parte che disciplina la registrazione al portale Infostat-UIF e la compilazione della segnalazione.

Di particolare rilievo è l’attenzione posta alla tracciabilità del processo decisionale interno: le valutazioni effettuate dai soggetti obbligati devono poter essere ricostruite ex post tramite idonea documentazione, anche a tutela del segnalante. Le nuove istruzioni valorizzano l’uso di strumenti tecnologici, inclusi quelli basati su intelligenza artificiale, purché conformi alla normativa e integrati da un controllo umano che ne validi i risultati. L’UIF suggerisce altresì al segnalante di evitare meri approcci compilativi, ad esempio l’elencazione di tutte le operazioni anche di importo poco rilevante o non collegate all’operatività ritenuta sospetta.

Le istruzioni prevedono un sistema strutturato di feedback da parte dell’UIF, che include comunicazioni periodiche sugli esiti delle segnalazioni e schede annuali di valutazione della collaborazione attiva, strumento utile per stimolare il miglioramento continuo dei presìdi interni.

Ugualmente interessanti appaiono le novità relative all’integrazione e alla sostituzione della SOS: ove questa presenti errori rilevanti, omissioni non sanabili o incongruenze, è necessario inviarne una nuova che ne sostituisca integralmente il contenuto, indicando il motivo della sostituzione e il riferimento alla segnalazione originaria. L’UIF può richiedere modifiche anche in caso di inosservanza delle istruzioni, oppure integrazioni con l’invio di documentazione aggiuntiva. Se la segnalazione non è più modificabile, eventuali aggiornamenti vanno trasmessi mediante una nuova SOS collegata alla precedente. In assenza di riscontro entro 30 giorni da parte del segnalante, l’UIF trasmette comunque la segnalazione agli organi competenti, evidenziando la mancata collaborazione. Nei casi più gravi, previa interlocuzione con il destinatario e laddove quest’ultimo non provveda tempestivamente alla sostituzione, l’UIF potrà disporre l’annullamento della stessa. L’UIF valuta attentamente il comportamento del segnalante, anche in relazione alle eventuali sostituzioni, integrazioni o annullamenti delle SOS, che possono incidere sull’attivazione di iniziative, incluse quelle di natura sanzionatoria, soprattutto in caso di violazione degli obblighi informativi o di carente collaborazione attiva con l’Unità.

Le nuove regole pongono infine attenzione alla corretta interazione tra la SOS e altri obblighi normativi, come le comunicazioni oggettive, l’obbligo di astensione, le comunicazioni al MEF, le denunce penali e le misure restrittive internazionali, ribadendo la necessità di evitare duplicazioni non motivate.