Con la risposta a interpello n. 388, l’Agenzia delle Entrate si è pronunciata in merito alle condizioni necessarie per la conservazione sostitutiva delle note spese e dei relativi documenti giustificativi (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, ecc.).

L’Agenzia osserva che un processo gestionale che prevede la dematerializzazione di documenti analogici rilevanti ai fini fiscali (come quelli in argomento), e la loro successiva distruzione, può essere considerato ammissibile soltanto laddove, per i documenti informatici sostitutivi, siano garantite le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità ai sensi dell’art. 2 del DM 17 giugno 2014 e dell’art. 3 dei DPCM 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013.

Si precisa, inoltre, che la conservazione elettronica delle note spese e dei giustificativi allegati può avvenire senza che un pubblico Ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico (art. 4 comma 2 del DM 17 giugno 2014). Ciò, tuttavia, a condizione che gli stessi documenti possano considerarsi “originali non unici”, ossia laddove sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

Qualora, invece, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto secondo le modalità richiamate, il documento dovrà considerarsi originale “unico” e, ai fini della conservazione, sarà necessario l’intervento del pubblico ufficiale di cui sopra.

Per quanto concerne la conformità del processo di conservazione, occorre che siano rispettate le disposizioni di cui all’art. 3 del DM 17 giugno 2014 (ad esempio, rispetto delle regole tecniche del CAD, previsione di funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, ecc., apposizione del riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione).

L’Agenzia ricorda, in ultimo, che i giustificativi di spesa sono strumenti indispensabili ai fini del controllo non solo sotto il profilo della certezza della spesa, ma anche dell’inerenza e del rispetto dei criteri stabiliti dal TUIR per la deducibilità dei costi.